samedi user manual
2.8 Nachrückerliste
Die Funktion der Nachrückerliste soll dazu beitragen, dass die freien Termine Ihrer Institution besser ausgeschöpft werden. Wird ein Termin durch eine Absage frei, werden nachkommende Patient*innen automatisch über den früheren Termin informiert, wenn für die Terminart die Nachrückerliste aktiviert ist.
Sowohl Sie, bei interner Terminbuchung, als auch Ihre Patienten, bei Online-Terminbuchung, können für Terminarten mit aktivierter Nachrückerliste die Checkbox “über frühere Termine benachrichtigen” aktivieren.
Nachrückerliste für Terminart einstellen
Gehen Sie in die Einstellungen und wählen Sie unter dem Menüpunkt „Kalender“ die Terminart aus, für die Sie eine Warteliste einrichten möchten.
Hier sehen Sie die Checkbox „Patienten können über frühere Termine informiert werden“. Diese muss ausgewählt sein.
Stellen Sie sicher, dass Patienten über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen. Falls noch nicht vorliegend, holen Sie zudem die Einverständniserklärung der Patienten ein, die es Ihnen erlaubt, sie per E-Mail zu benachrichtigen.
Sobald die Terminart entsprechend konfiguriert wurde und Ihnen eine gültige E-Mail-Adresse des Patienten sowie dessen Einverständnis vorliegt, sehen Sie im Dialogfenster bei der Terminbuchung die Checkbox „Über frühere Termine informieren“.
Nachrückerliste aus Patientensicht
Die beschriebene Auswahlmöglichkeit, sich für die Nachrückerliste anzumelden, sieht bei der Online Terminbuchung wie folgt aus:
Wird ein Termin tatsächlich abgesagt oder verschoben und dadurch ein Zeitfenster frei, werden alle Interessenten per E-Mail benachrichtigt. Diese Nachricht ist für alle Patienten gleich und kann nicht verändert werden.
Der freigewordene Termin kann mehreren Personen gleichzeitig zur Verfügung stehen. Klickt ein Patient auf den Link in der E-Mail, wird er zum Patientenportal weitergeleitet und kann sich dort, auch ohne Anmeldung, zwischen dem neuen und dem alten Termin entscheiden.
Der freigewordene Termin wird an den Patienten vergeben, welcher diesem im Patientenportal zuerst bestätigt. Bei zwei oder mehr Patienten mit den gleichen Angaben, wird der Termin an den Patienten vergeben, welcher am längsten auf der Nachrückerliste steht. Auch Ihre Institution kann in dieser Zeit den Termin wiederverwenden, oder letztendlich für alle Nachrücker absagen.
Wählt ein Patient den neuen Termin aus, obwohl dieser bereits vergeben ist, wird ihm folgende Fehlermeldung angezeigt.
Der Patient ist damit nicht von der Nachrückerliste entfernt, kann diese aber zu jedem Zeitpunkt wieder verlassen.
Wird ein neuer Termin bestätigt, wird dieser direkt in Ihren samedi Kalender synchronisiert. Der Patient erhält im Anschluss direkt eine Übersicht und E-Mail zur Terminbestätigung.
Wenn sich ein Patient online für die Nachrückerliste eingetragen hat, werden frühestens 24 Stunden nach der Terminbuchung Benachrichtigungen versendet. Pro Terminart kann der Patient maximal eine Benachrichtigung innerhalb von 24 Stunden erhalten. Die Nachrichten werden in der Zeit von Montag bis Sonntag von 07:00 – 20:00 Uhr versendet.
Folgende Einschränkungen sind für den Nachrückertermin zu beachten:
Der neue Termin muss mindestens vier Stunden in der Zukunft liegen und muss innerhalb der nächsten 14 Tage stattfinden. Außerdem muss eine Terminverbesserung von mindestens sieben Tagen zum Ausgangstermin vorliegen.
Wenn ein Termin abgesagt wird, dann wird immer zunächst der Patient benachrichtig der als erstes die Nachrückerfunktion aktiviert hat. Wenn der freie Termin nach 30 Minuten nicht von dieser Person gebucht wird, dann erhält der nächste Patient die Benachrichtigung. Dieser Algorithmus läuft so lange, bis der Termin nachbesetzt oder anderweitig vergeben wurde.
Zum Download für Ihre Patienten:
samedi GmbH | Rigaer St. 44, 10247 Berlin | www.samedi.de