1.1 Reha-Klinik / Aufnehmende Klinik

1 Startseite

Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite des MediClin Rehabetten- Portals. Sie erhalten hier Informationen zu Neuigkeiten, Ihren persönlichen Nachrichten, sowie einen Link zum Benutzerhandbuch des Portals.

Der Menüpunkt Reservierungen beinhaltet die Übersicht aller bislang eingegangenen Reservierungen. Nachrichten können Sie über den Menüpunkt Nachrichten einsehen und versenden. Unter den Klinikeinstellungen sind sämtliche Informationen zu Ihrer Rehabilitationsklinik, den eingestellten Fachgebieten und den Reservierungsbegrenzungen und Freigaben einzusehen und zu verändern. In der

Menü-Leiste haben Sie auf der rechten Seite über den Menüpunkt Angemeldet als die Möglichkeit persönliche Angaben innerhalb Ihres Benutzerkontos zu ändern. Über den Menüpunkt Abmelden können Sie sich aus dem Rehabetten-Portal ausloggen.

Durch Mausklick auf das Haus-Symbol ganz links in der Menüleiste, gelangen Sie jederzeit auf die Startseite des Portals zurück.

2 Klinik-Einstellungen

2.1 Klinikdaten

Im Menüpunkt Klinik-Einstellungen können Sie Ihre Klinikdaten bearbeiten, Fachgebiete hinzufügen, Reservierungsbegrenzungen verwalten und definierte Fachgebiete zur Reservierung an Einweiser freigeben.

Allgemeine Informationen zu Ihrer Klinik können Sie im Reiter Klinikdaten einsehen und ändern. Da das Institutionskennzeichen ein eindeutiges Identifikationsmerkmal ist, können Sie dieses nicht selbstständig ändern. Wenn hier eine Änderung vorgenommen werden soll, wenden Sie sich bitte unter rehabetten-portal@mediclin.de an die Administratoren.

Neben den Klinikdaten können Sie hier öffentlich sichtbare Daten für die einweisenden Institutionen bereitstellen. Über die Schaltfläche Klinikansicht hochladen können Sie ein Bild Ihrer Rehabilitationsklinik hochladen.

Zudem besteht die Möglichkeit ein Kurzprofil über Ihre Einrichtung mit Informationen über Schwerpunkte der Rehaklinik oder angewandte Therapiekonzepte zu verfassen und diese den Einweisern zugänglich zu machen. Den Einweisern werden diese Informationen bei der Kliniksuche auf Wunsch angezeigt.

Zur Formatierung des Textes stehen die Schaltflächen oberhalb des zur Verfügung. In der Vorschau auf der rechten Seite, sehen Sie stets die aktuelle Portal-Darstellung in dem von Ihnen eingestellten Format.

2.2 Fachgebiete

Unter dem Reiter Fachgebiete können Sie die im Portal verfügbaren Fachgebiete anlegen und verwalten. Alle bereits angelegten Fachgebiete werden ihnen mit dem zugeordneten Shiva-Fachgebiete und den eingestellten Belegungszeiträumen in einer Übersicht angezeigt.

Ein neues Fachgebiet legen Sie über die Schaltfläche + Neu an.


Bei der Anlage eines neuen Fachgebietes sind alle mit einem * versehenen Felder verpflichtend auszufüllen.

Im ersten Feld Angezeigtes Fachgebiet (Portal) wählen Sie die Bezeichnung aus, unter der Ihre Fachabteilung im Rehabetten-Portal gefunden werden soll. Durch die Auswahl eines Zugeordnete[n] Fachgebiet[es] (Shiva) ordnen Sie dem angezeigten Fachgebiet im Portal ein damit verbundenes Fachgebiet in Ihrem KIS-System zu. Das Portal wird entsprechend der Zuordnung die Kapazität des zugeordneten KIS-Fachgebietes berechnen und in Form freien oder nicht-freie Kapazitäten den Einweisern anzeigen.


Beispiel: Wenn Sie im Feld für das angezeigte Fachgebiet „Internistische Medizin“ auswählen und diesem Ihr Fachgebiet „Kardiologie“ im Feld Zugeordnetes Fachgebiet [Shiva] zuordnen, werden zur Berechnung eines freien internistischen Rehabilitationsplatzes die kardiologischen Betten Ihres Hauses herangezogen werden. Durch die Schnittstelle zwischen dem Rehabetten-Portal und Ihrem KIS-System, kann eine tagesgenaue
Berechnung Ihrer freien Kapazitäten garantiert werden.


Mit Hilfe des Überbuchungskontingents kann die Zahl der Tage angegeben werden, die über die verfügbaren Betten hinaus, reserviert werden kann.


Beispiel: Wenn in einem Fachgebiet für ein bestimmtes Datum noch 5 freie Reha-Plätze zur Verfügung stehen und Sie ein Überbuchungskontingent von drei angeben, können 8 Reservierungen für dieses Datum und dieses Fachgebiet durchgeführt werden. Erst nach dem Versand der 8. Reservierungsanfrage wird dieses Datum in der Ansicht des Einweisers als „nicht verfügbar“ angezeigt. Zu beachten ist, dass in die Berechnung der eingegangenen Reservierungen auch die manuell in Shiva erfassten Reservierungen einfließen. Die Angabe des Automatische[n] Belegungszeitraum[es] gibt die Verweildauer an, die ein Rehabilitand dieses Fachgebietes in der Regel bei Ihnen verbringt. Diese Angabe wird im System dazu genutzt, die Verfügbarkeiten von Rehabilitationsplätzen möglichst genau zu berechnen.


Durch die Angabe des minimalen und maximalen Buchungsvorlaufes, können Sie die Reservierungsfrist des Einweisers bestimmen. Der minimale Buchungsvorlauf bestimmt, wie kurzfristig ein Rehabilitations-platz gebucht werden kann. Der maximale Buchungsvorlauf hingegen legt fest, wie weit im Voraus ein Reservierungsanfrage möglich ist.

Im Auswahlfeld Erlaubte Maßnahmenart können Sie die Art der Behandlung in diesem Fachgebiet festlegen. Durch Halten der „Strg“-Taste und gleichzeitigem Mausklick auf die Maßnahmearten können Sie auch mehrere Maßnahmearten aus der Liste auswählen. Bei einer teilstationären Behandlung ist zusätzlich anzugeben, ob für diese Patienten analog zu einem stationären Aufenthalt patienteneigene Betten vorgehalten werden. Wenn dies nicht zutrifft, ist die Kapazität des entsprechenden Aufenthaltsraumes o.ä. anzugeben, wodurch ebenfalls die Zahl der möglichen Reservierungen begrenzt wird.


Erlaubte Kostenträger können Sie über die Schaltfläche Bearbeiten hinzufügen und verändern. Durch den Mausklick auf die Fläche links neben dem Feld Name, können Sie alle Kostenträger mit einem Mauslick auswählen. Damit erlauben Sie die Reservierung für Patienten jeglicher Kostenträger durch die Einweiser.


Über die Auswahl der Aufnahmetage, grenzen Sie die vom Einweiser auswählbaren Startzeitpunkte der Rehabilitationsmaßnahme ein. Durch Halten der „Strg“-Taste und gleichzeitigem Mausklick auf die Aufnahmetage können Sie auch mehrere Tage aus der Liste auswählen.

Im Drop-Down-Menü Kontaktperson für Einweiser können Sie die Person angeben, dessen Kontaktdaten dem Einweiser bei einer Reservierung angezeigt werden. Nach dem Ausfüllen können Sie unterhalb der Eingabefelder die Angaben Speichern oder über die Schaltfläche Löschen entfernen.

 

2.3 Reservierungsbegrenzung

Unter dem Reiter Reservierungsbegrenzung können Sie die Zahl an Patienten angeben, die pro Fachgebiet maximal pro Tag in Ihrer Rehabilitationsklinik reserviert werden, darf. Zu beachten ist, dass in die Berechnung der eingegangenen Reservierungen auch die manuell in Shiva erfassten Reservierungen einfließen.

Sinnvoll ist die Reservierungsbegrenzung z.B. um für einzelne Tage, z.B. Feiertage, die Reservierungsmöglichkeit auszuschließen. Es können aber auch Begrenzungen vorgenommen werden, weil in einem bestimmten Zeitraum, z.B. aufgrund von Mitarbeiterausfall durch Krankheit, nur eine begrenzte Anzahl von Aufnahmen pro Tag bewältigt werden kann.

Mit einem Mausklick auf ein Fachgebiet stellen Sie die maximale Anzahl an Reservierungen für einen oder mehrere Tage ein.

Neue Einweisungsbegrenzungen, beispielsweise aufgrund von Feiertagen oder Urlaub, müssen über die Schaltfläche + Neu einzeln hinzugefügt werden.

Wenn Sie für ein Fachgebiet alle Reservierungsbegrenzungen eines anderen Fachgebietes übernehmen wollen, können Sie dies über die Import- und Export-Funktion tun. Weitere Informationen dazu finden Sie in Abschnitt 2.3.1 Exportieren & Importieren.

Über die an der rechten Seite befindlichen Symbole lassen sich die Einträge und Zeiträume bearbeiten und auch komplett aus der Liste entfernen.

 

2.3.1 Exportieren & Importieren

Über den Export und Import können Sie alle bisherigen Einträge aus einem Fachgebiet exportieren und in ein anderes Fachgebiet importieren.

Um die bereits eingetragenen Angaben zu exportieren, wählen Sie zunächst das Export- Fachgebiet aus und beginnen durch Mausklick auf die Schaltfläche Exportieren mit dem Export der Daten. Nachdem sich ein neues Fenster mit allen Angaben geöffnet hat, markieren Sie alle Daten und kopieren diese (Rechte Maustaste - Kopieren).

Anschließend wählen Sie das Fachgebiet aus, in welches die Angaben kopiert werden sollen und klicken anschließend auf die Schaltfläche Importieren. Um die Reservierungsbegrenzungen in dieses Fachgebiet zu importieren, fügen Sie die kopierten Angaben in das sich öffnende Fenster ein. Um die Angaben für dieses Fachgebiet zu übernehmen, ist eine Sicherung über die Schaltfläche Speichern notwendig.

WICHTIG: Bei diesem Vorgehen ist zu beachten, dass alle vorher eingetragenen Reservierungsbegrenzungen durch den Import überschrieben werden und somit nicht mehr gültig sind.

Wenn Sie für ein Fachgebiet zusätzliche Begrenzungen eingeben möchten, können Sie dies
einzeln über die Schaltfläche + Neu tun, um die bereits eingetragenen Angaben zu ergänzen. In diesem Fall werden keine bestehenden Angaben überschrieben, sondern lediglich ergänzt.

 


2.3.2 Feiertage importieren

Sie können nun auch die Feiertage für Ihr jeweiliges Bundesland in Ihre Fachgebiete importieren.

Wählen Sie dafür entsprechend Ihres Bundeslandes eine der Dateien aus, welche in der Online-Version dieses Benutzerhandbuchs für Sie hinterlegt sind. Es öffnet sich eine Textdatei, aus der Sie die Feiertage von 2019 bis 2029 kopieren können. Gehen Sie nun genauso vor wie in 2.3.1 unter "Importieren" beschrieben.

Möchten Sie die Feiertage nur für ein bestimmtes Jahr z.B. 2019 einfügen, markieren Sie ganz einfach in der Textdatei nur diesen Bereich und kopieren ihn in das Importieren-Feld.

Hinweis! Es können nur zukünftige Feiertage importiert werden. Sollten sich vergangene Feiertage in der zu importierenden Liste befinden, erscheint eine Fehlermeldung und Sie können den Import nicht abspeichern.

Entfernen Sie dann folgend einfach in der Vergangenheit liegende Feiertage und klicken Sie auf Speichern.

Beispiel:
• aktuelles Datum: 20.02.2019
• Sie wollen an diesem Datum alle Feiertage für Berlin importieren
• es erscheint die Fehlermeldung, dass das Speichern nicht möglich ist
• vergangener Feiertag war also der 01.01.2019 (siehe gelber Markierung im Bild)
• markieren Sie nun die Zeile und entfernen Sie diese
• Klicken Sie auf Speichern

 

2.4 Einweiser-Freigaben

Im Reiter Einweiser-Freigaben können Sie Einweisern über das Setzen eines Häkchens fachgebietsbezogen spezielle Wartelisten-Freigaben erteilen.

Sie verwalten die Freigaben über die Auswahl eines Fachgebietes. Anschließend setzen Sie bei allen Einweisern ein Häkchen, denen Sie die Option einer Wartelisten-Reservierung ermöglichen möchten.

Der Einweiser erhält durch diese Freigabe an ausgewiesenen Aufnahmetagen die Möglichkeit, auch dann noch Reservierungsanfragen durchzuführen, wenn eigentlich kein Rehabilitationsplatz mehr zur Verfügung steht.

Eine Warteliste-Reservierung wird auf eine fiktive Warteliste gesetzt. Sie erkennen eine Wartelisten-Reservierung in der Shiva-Übersicht (Arbeitsliste - Portale - Nachrichteneingang Belegungsportal - Portalinfos) an dem Häkchen in dem Feld „VIP-Warteliste“.

Der Einweiser erkennt die Möglichkeit der Wartelisten-Reservierung daran, dass in der Suchergebnis-Übersicht unter einem roten Kreuz zusätzlich ein rotes W angezeigt wird. Durch Mausklick auf das W gelangt der Einweiser zum nächsten Reservierungsschritt.

 

2.5 Verfügbarkeiten

2.6 Räume

 

3 Reservierungen in der Übersicht

3.1 Reservierungen bei Kliniken mit Shiva-Schnittstelle

Der Menüpunkt Reservierungen gibt Ihnen eine Gesamtübersicht zu allen Reservierungen.
Zu jeder Reservierung werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:


• Aktueller Status der Reservierung (Symbol)
• Aufnahme-Datum
• Reservierungsnummer des Portals (wird Ihnen u.a. auch in der E-Mail-
Benachrichtigung genannt)
Aufnahmenummer (AN) aus Shiva
• Maßnahmenart
• Name des Patienten
• einweisende Klinik
• Ansprechpartner des Einweisers

Die Symbole zur Status-Anzeige haben folgende Bedeutung:

Durch Mausklick auf Drucken können Sie sich die gesamte Übersicht ausdrucken.

 

3.2 Reservierungen bei manuellen Kliniken

Der Menüpunkt Reservierungen gibt Ihnen eine Gesamtübersicht zu allen Reservierungen. Zu jeder Reservierung werden Ihnen folgende Informationen angezeigt:


• Aktueller Status der Reservierung (Symbol)
• Aufnahme-Datum
• Reservierungsnummer des Portals (wird Ihnen u.a. auch in der E-Mail-
Benachrichtigung genannt)
• Maßnahmenart
• Fachbereich
• Name des Patienten
• einweisende Klinik
• Ansprechpartner des Einweisers

Die Symbole zur Status-Anzeige haben folgende Bedeutung:

Durch Mausklick auf Drucken können Sie sich die gesamte Übersicht ausdrucken.

 

3.2.1 Reservierung annehmen bzw. ablehnen

Bei neu erstellten Reservierungen mit dem Wartestatus haben Sie die Möglichkeit diese zu akzeptieren bzw. abzulehnen.
Wählen Sie dafür eine Reservierung aus!


Oben links sehen Sie den Status der ausgewählten Reservierung, in diesem Beispiel "Neu
erstellt". Außerdem erhalten Sie einen Überblick über folgenden Informationen:


• Patientendaten
• Daten zur Aufnahme und Entlassung des Patienten
• relevante Informationen zur erfolgten Behandlung, wie gestellte Diagnosen, Barthel-
Index, mögliche Operationen und Bestrahlungen


Über den Menüpunkt mehr erhalten Sie weitere Informationen den Patienten betreffend:


• Stammdaten (Name, Adresse, Kostenträger, Versicherungsnummer)
• Kommunikation (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Hilfsmittel
• Einschränkungen
• Medizinische Einschränkungen


Unten links können Sie die Reservierung nun akzeptieren bzw. ablehnen.

 

Möchten Sie die Reservierung annehmen klicken Sie auf Akzeptieren. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit der Möglichkeit das Aufnahme- bzw. Entlassdatum zu korrigieren. Die einweisende Klinik wird nachdem Sie die Reservierung akzeptiert haben darüber per E-Mail informiert.

Möchten Sie die Reservierung nicht annehmen, klicken Sie auf Ablehnen. Es öffnet sich ein Fenster mit der Abfrage ob Sie die Reservierung ablehnen möchten. Die einweisende Klinik wird dann per E-Mail darüber informiert.

 

3.2.2 Akzeptierte Reservierungen erneut verschieben bzw. absagen

Sie haben die Möglichkeit bereits akzeptierte Reservierungen zu verschieben oder abzusagen. Wählen Sie dafür die akzeptierte Reservierung aus!

Oben links sehen den Status der ausgewählten Reservierung, in diesem Beispiel
Akzeptiert. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über folgende Informationen:


• Patientendaten
• Daten zur Aufnahme und Entlassung des Patienten
• relevante Informationen zur erfolgten Behandlung, wie gestellte Diagnosen, Barthel-
Index, mögliche Operationen und Bestrahlungen


Über den Menüpunkt mehr erhalten Sie weitere Informationen den Patienten betreffend:


• Stammdaten (Name, Adresse, Kostenträger, Versicherungsnummer)
• Kommunikation (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Hilfsmittel
• Einschränkungen
• Medizinische Einschränkungen
Unten links können Sie die Reservierung nun verschieben bzw. absagen.


Möchten Sie die Reservierung zeitlich verschieben klicken Sie auf Verschieben. Es öffnet sich ein neues Fenster, mit der Möglichkeit das Aufnahme- bzw. Entlassungsdatum zu korrigieren. Die einweisende Klinik wird nachdem Sie die Reservierung akzeptiert haben darüber per E-Mail informiert.

Möchten Sie die Reservierung absagen, klicken Sie auf Stornieren. Es öffnet sich ein Fenster mit der Abfrage ob Sie die Reservierung stornieren möchten. Die einweisende Klinik wird dann per E-Mail darüber informiert.

 

3.3 Reservierungen filtern

Außerdem können Sie über die Schaltfläche Filtern innerhalb der Reservierungsliste nach allen Kriterien filtern und damit die Anzahl der angezeigten Patienten eingrenzen. Zusätzlich zu den angezeigten Kriterien, können Sie nach Wartelisten-Reservierungen filtern.

Sie können jederzeit Ihre gesetzten Filter durch Mausklick auf Alle Filter zurücksetzen aufheben.

Mit einem Doppelklick auf eine Reservierungszeile in der Reservierungsübersicht gelangen Sie zur Detailansicht der Reservierungsanfrage. Folgende Informationen zur Reservierung werden Ihnen hier angezeigt:


• Name, Adresse und Aufnahmedatum des Patienten
• Einrichtungsangaben Ihrer Einrichtung und Fachbereich
• ggf. Angaben zur Begleitperson


Die Behandlungsdaten beinhalten Angaben zur:
• Hauptdiagnose
• Ggf. Nebendiagnose
• Barthel-Index
• Ggf. Letzte Bestrahlung
• Ggf. OP-Datum
• Ggf. OP-Details
• Ggf. weitere Bemerkungen


Sie haben als Rehabilitationsklinik lediglich das Leserecht, können die Daten also nicht verändern.

 

4 Nachrichten

4.1 Nachrichten - Eingang

Im Menüpunkt Nachrichten können Sie Nachrichten zu den Reservierungen an die einweisende Institution sicher versenden und empfangen. Da die Nachrichten verschlüsselt übermittelt werden, können Sie auf diesem Weg ohne Bedenken auch patientenbezogene Informationen austauschen.

Unter dem Reiter Eingang werden Ihnen alle empfangenen Nachrichten in Listenform angezeigt.

Die Nachrichten können durch Mausklick auf die betreffende Spaltenüberschrift in der Übersicht nach dem Absender, dem Betreff oder dem Datum sortiert werden. Mit Doppelklick auf eine Nachrichtenzeile öffnet sich die Nachricht mit dem Nachrichteninhalt und Informationen zu Empfänger, Absender und Erstellungsdatum. Nachrichten lassen sich über die Funktion Nachricht löschen aus dem Postausgang entfernen.

 

4.2 Nachrichten - Ausgang

Unter dem Reiter Ausgang finden Sie eine Auflistung aller von Ihnen versendeten Nachrichten, welche Sie über einen Mausklick auf die entsprechende Spaltenüberschrift nach Empfänger, Betreff und Datum sortieren können.

Mit Doppelklick auf eine Nachrichtenzeile öffnet sich ein Fenster, mit dem Nachrichteninhalt und Informationen zu Empfänger, Absender und Erstellungsdatum.

Nachrichten lassen sich über die Funktion Nachricht löschen aus dem Postausgang entfernen.

 

4.3 Neue Nachricht verfassen

Eine neue Nachricht an eine einweisende Institution können Sie über die Schaltfläche + Neue Nachricht verfassen. Alle Felder müssen ausgefüllt werden, da es sich um Pflichtangaben handelt und andernfalls kein Versand der Anfrage möglich ist.

Der Empfänger kann anhand des Institutionsnamens über ein Drop-Down-Menü ausgewählt werden. Den Nachrichtentext können Sie über die Schaltflächen oberhalb des Eingabefeldes formatieren.

Mit einem Mausklick auf Senden schicken Sie eine sichere und verschlüsselte Nachricht innerhalb des Portals an den zuvor eingetragenen Empfänger.

Der Transfer der Daten vom Computer des Nutzers zum Rehabetten-Portal-Server, wie auch umgekehrt das Herunterladen von Daten vom Rehabetten-Portal-Server auf den Computer des Nutzers, ist verschlüsselt. Hierfür wird der aktuelle Verschlüsselungsstandard TLSv1.2 (Transport Layer Security, Version 1.2) benutzt. Dieses bewährte kryptographische Verfahren wird weltweit als Standard für hochsensible Transaktionen im Internet verwendet, wie beispielsweise im Online-Banking und bei sensiblen Internet-Anwendungen im Gesundheitsbereich