2.1 Einweiser / Anmeldende Institution

In diesem Bereich des Benutzerhandbuch werden Ihnen die wichtigsten Funktionen des Rehabetten-Portal aus Sicht des Patienten erklärt. Dieser Abschnitt dient besonders zur Information für Patienten, ist für Institutionen jedoch gleichermaßen interessant, das diese ihre Patienten besser Einweisen und bei Problemen unterstützen können.

1 Einweiser / Einweisende Institutionen

1.1 Startseite

Nach der Anmeldung mit Ihren Login-Daten gelangen Sie auf die Startseite des Rehabetten-Portal. Sie erhalten hier Informationen zu Neuigkeiten, Ihren persönlichen Nachrichten, sowie einen Link zum Benutzerhandbuch des Portals. Außerdem können Sie sich ein kurzes Video-Tutorial zur Nutzung des Rehabetten-Portals ansehen. Über die Menüpunkte Reservierungen (1), Patienten (2) und Nachrichten (3) werden Ihnen alle durchgeführten Reservierungen, angemeldeten Patienten sowie erhaltenen und versandten Nachrichten angezeigt. In der Menü-Leiste haben Sie auf der rechten Seite über den Menüpunkt Angemeldet als (4) die Möglichkeit, persönliche Angaben innerhalb Ihres Benutzerkontos zu ändern. Über den Menüpunkt Abmelden (5) können Sie sich aus dem Rehabetten-Portal ausloggen. Durch Mausklick auf das Haus-Symbol (6) ganz links in der Menüleiste, gelangen Sie jederzeit auf die Startseite des Portals zurück.

 

1.2 Reservierung

Sie können eine neue Reservierung über zwei Wege anlegen. Zum einen können Sie unmittelbar mit der Erstellung einer Reservierungsanfrage über den Menüpunkt + Neue Reservierung beginnen. Hier wählen Sie zunächst die Klinik sowie die Aufenthaltsdaten aus, tragen die Patienten- und Behandlungsdaten ein und versenden anschließend die Reservierungsanfrage an die Rehabilitationsklinik. In diesem Fall wird neben der Reservierung auch der Patient in der Patientenübersicht mit allen eingetragenen Angaben angelegt, sodass Sie für diesen Patienten jederzeit erneut eine Reservierungsanfrage versenden können, ohne die bereits eingetragenen Daten erneut eingeben zu müssen. Zum anderen können Sie durch Mausklick auf den Menüpunkt + Neuer Patient zunächst einen Patienten im Portal anlegen und zu einem späteren Zeitpunkt die eigentliche Reservierungsanfrage durchführen. Dieses Vorgehen ist für Sie insbesondere dann vorteilhaft, wenn Ihnen entweder noch wichtige Informationen für eine Anfrage fehlen oder Sie vor der Reservierung noch einen AHB-Antrag für Ihren Patienten anfertigen wollen. Informationen zur Nutzung der elektronischen AHB-Formulare im MediClin Rehabetten-Portal finden Sie in Abschnitt x Formulare.

1.3 Neue Reservierungsanfrage

Schritt 1: Im Rahmen der Klinik-Suche legen Sie die Suchkriterien für die Suche nach einer
passenden Rehabilitationsklinik fest. Zu den Pflichtangaben innerhalb der Suche gehören

  • das früheste Aufnahmedatum,

  • die Angabe des Kostenträgers des Patienten,

  • das Fachgebiet und

  • die Maßnahmenart


Für die Suche stehen Ihnen zwei Optionen zur Auswahl:
A) Umkreissuche - unter Angabe der PLZ der einweisenden Institution oder der
des Patienten
B) Kliniksuche - direkt über die Auswahl einer bestimmten Klinik

Über die Schaltfläche Einschränkungen und Wünsche können Sie zusätzliche Angaben
zur bevorzugten Unterbringung des Patienten machen, wie z. B. Balkon, Zustellbett oder die
Nähe zum Fahrstuhl. Diese Informationen haben keinen Einfluss auf die Klinik-Suche,
sondern werden der aufnehmenden Rehabilitationsklinik lediglich als Zusatzinformation
übermittelt. Folglich besteht kein Anspruch auf die angegebenen Eigenschaften.

 

Mit abschließendem Klick auf die Suchen! -Schaltfläche wird die Suche nach einem freien Bett in den Rehabilitationskliniken gestartet. Befinden sich den Suchkriterien entsprechende Einrichtungen in dem gewählten Umkreis, werden diese mit Ihren Verfügbarkeiten in den Suchergebnissen tagesgenau angezeigt. Berücksichtigt werden dabei unter anderem auch die von den Rehabilitations-kliniken festgelegten Aufnahmetage und -kontingente. Ein grünes Häkchen zeigt noch freie Kapazitäten für einen Rehabilitationsaufenthalt an. Wenn an einem Tag keine Verfügbarkeiten bestehen oder es sich nicht um einen Aufnahmetag handelt, wird Ihnen dieser Tag durch ein rotes Kreuz angezeigt.

Detailliertere Informationen über eine Einrichtung und Ihr Angebot erhalten Sie durch Mausklick auf den Namen der Rehabilitationsklinik. In einem neuen Fenster werden Ihnen allgemeine Informationen zur Klinik, den Fachkliniken mit Fachgebieten, den Schwerpunkten und den Therapiekonzepten der Einrichtung angezeigt.

1.4 Favoriten und Warteliste

Wenn Sie eine Rehabilitationsklinik in Ihrer Suche priorisieren möchten, können Sie diese in der Ergebnisliste durch Mausklick auf den Stern (1) vor der Klinikbezeichnung als Favoriten speichern. Alle Kliniken, die Sie als Favoriten kennzeichnen, werden Ihnen bei jeder Suche als erste Einträge in den Suchergebnissen angezeigt – unabhängig davon, ob Sie den Angaben der Umkreissuche entsprechen. Unter bestimmten Umständen wird Ihnen in den Suchergebnissen ein W unter einem eigentlich nicht verfügbaren Tag angezeigt. Das W steht hier für die Option einer Wartelisten-Reservierung und ermöglicht es Ihnen, bei voller Belegungskapazität der Rehabilitationsklinik, zusätzliche Anfragen auf eine Warteliste zu setzen. Durch einen Mausklick auf das Symbol W können Sie eine Reservierung beginnen. Ebenso wie bei Reservierungen, die nicht auf eine Warteliste gesetzt werden, besteht erst dann eine verbindliche Reservierung, wenn die Anfrage durch die aufnehmende Klinik bestätigt wurde. Wie Sie erkennen, ob Ihre Reservierung bereits bestätigt wurde, können Sie in Abschnitt 2.2 Reservierungen nachlesen.

 

1.5 Reservierungsdaten

Schritt 2: Mit Klick auf den grünen Pfeil des Aufnahmetages gelangen Sie automatisch zur Eingabemaske für die Patientendaten. Wenn Sie bereits in der Vergangenheit einen Patienten oder eine Reservierung für diesen Patienten im Portal angelegt haben, können Sie diesen über das Drop-Down-Menü auswählen. Es werden anschließend alle bereits vorhanden Daten automatisch in die entsprechenden Felder
eingetragen. Wenn Sie den Patienten noch nicht im Portal angelegt haben, müssen Sie die Stammdaten und eine Telefonnummer des Patienten erfassen, um die Reservierungsanfrage absenden zu können. Freiwillig sind die Angaben zu weiteren Kontaktinformationen, Heil- und Hilfsmitteln, Einschränkungen und der Pflegestufe des Patienten. Bitte beachten Sie hier, dass die Rehabilitationsklinik für eine bestmögliche Planung auf Ihre Informationsweitergabe angewiesen ist.

Durch einen Mausklick auf Weiter gelangen Sie zu den folgenden Eingabefeldern. Über die Schaltfläche Zurück können Sie jederzeit Eingaben auf vorangegangenen Seiten bearbeiten.

Hinweis: Alle mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtangaben

Nach der Angabe aller personenbezogenen Daten können Sie im nächsten Schritt die Rehabilitations-klinik über eine Begleitperson und dessen Unterbringung informieren. Falls Sie eine Begleitperson für den Patienten anmelden möchten, müssen Sie zunächst angeben, ob die Begleitperson medizinisch begründet ist oder den Aufenthalt selbst zahlt. Außerdem ist die Angabe von Geschlecht, Name, Vorname und Geburtsdatum der Begleitperson notwendig, um mit der Reservierung fortzufahren. Falls die Adresse, mit der
des Patienten übereinstimmt, kann diese automatisch über die Schaltfläche aus den Patientendaten übernehmen übernommen werden.

 

Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie zur Eingabemaske für die Behandlungsdaten, die
für eine korrekte medizinische Einschätzung des Patienten durch die Rehabilitationsklinik
notwendig sind. Neben der Hauptdiagnose ist der Barthel-Index des Patienten verpflichtend anzugeben. Im
Eingabefeld Hauptdiagnose können Sie neben dem ICD-10-Code ebenso die
umgangssprachliche Bezeichnung der Hauptdiagnose eintragen.
Weiterhin können folgende Informationen freiwillig an die Rehabilitationsklinik übermittelt
werden:

  • Nebendiagnose,

  • Gewicht,

  • Größe,

  • letzter Bestrahlungstermin,

  • OP-Datum,

  • OP-Details,

  • weitere Bemerkungen und

  • die Station der Akut-Einrichtung

Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie zur abschließenden Reservierungsbestätigung.

1.6 Reservierung bestätigen

Schritt 3: Die abschließende Reservierungsbestätigung dient der Überprüfung aller Eingaben. Wenn alle Angaben korrekt sind, können Sie durch Mausklick auf Reservierung abschicken die Reservierungsanfrage für Ihren Patienten an die Rehabilitationsklinik versenden. Anschließend wir Ihnen eine automatische Bestätigung angezeigt, in der noch einmal alle Reservierungsdaten aufgeführt sind. Diese Übersicht können Sie sich über die Schaltfläche Drucken ausdrucken. Um eine weitere Reservierung anzulegen, klicken Sie auf
Weitere Reservierung anlegen, woraufhin Sie mit der Kliniksuche für einen weiteren Patienten beginnen können. Eine weitere Option ist die Erstellung eines AHB-Formulars oder die Anzeige der bereits
angelegten Formulare zu dem entsprechenden Patienten. Über die Menüleiste gelangen Sie zur Reservierungsübersicht, in der Ihnen Ihre Anfrage zunächst mit dem Status „In Bearbeitung“ angezeigt wird. Der Eingang Ihrer Reservierungsanfrage wird der Klinik unmittelbar mitgeteilt. Bei Bestätigung, Ablehnung oder Stornierung der Reservierungsanfrage werden Sie im Portal und per Mail über den Status Ihrer Anfrage informiert. Wenn Sie selbst die Reservierung stornieren, wird der Patient aus Ihrer Reservierungsübersicht entfernt und die Rehabilitationsklinik automatisch hierüber informiert.

 

1.7 Reservierungen anzeigen

Im Menüpunkt Reservierungen werden Ihnen alle versendeten Reservierungsanfragen in einer Gesamtübersicht dargestellt. Zu jeder Reservierung finden Sie in der Übersicht folgende Informationen:

  • Aktueller Status der Reservierung,

  • Aufnahmedatum,

  • Reservierungsnummer (die Ihnen auch in den E-Mail-Benachrichtigungen genannt

wird),

  • Aufnahmenummer (AN) aus Shiva,

  • Maßnahmenart,

  • Patientenname,

  • Rehabilitationsklinik und

  • Fachbereich.


Der Reservierungsstatus wird Ihnen in der ersten Spalte der Übersicht in Form folgender Symbole angezeigt:

Bis zu dem Zeitpunkt, in dem die Rehabilitationsklinik Ihre Reservierungsanfrage bestätigt
oder absagt, wird Ihre Anfrage im Wartestatus angezeigt.

Mit einem Doppelklick auf eine Reservierungszeile in der Reservierungsübersicht gelangen Sie zur Detailansicht der Reservierungsanfrage, wo Ihnen die Informationen zur Reservierung detailliert angezeigt werden.
Durch Mausklick auf Drucken können Sie sich die gesamte Übersicht ausdrucken. Außerdem können Sie innerhalb der Reservierungsliste über die Schaltfläche Filtern nach untenstehenden Kriterien die Suchergebnisse eingrenzen. Mögliche Filterkriterien sind:

  • Patienten

  • Aufnahmezeitraum

  • Reservierungsnummer (Nr.)

  • Aufnahmenummer (AN)

  • Status

  • Maßnahmenart

  • Wartelisten-Eintrag

  • Fachgebiet

  • Rehabilitationsklinik


Sie können jederzeit Ihre gesetzten Filter durch Mausklick auf Alle Filter zurücksetzen aufheben.

1.8 Reservierungen bearbeiten

Mit einem Doppelklick auf eine Reservierungszeile in der Reservierungsübersicht
(Menüpunkt Reservierungen) gelangen Sie zur Detailansicht der Reservierungsanfrage,
hier finden Sie am unteren Bildschirmrand die Optionen zum Bearbeiten der
Reservierungsanfrage. Sie können die Reservierung

  • aktualisieren (2.3.1),

  • verschieben (2.3.2),

  • stornieren (2.3.3) oder

  • Formulare anlegen oder anzeigen lassen (3.4)


Achtung: Veränderungen können von Ihnen nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor
Beginn der Rehabilitationsmaßnahme durchgeführt werden. Wenn Sie nach diesem
Zeitpunkt noch eine Änderung der Reservierung mitteilen möchten, bitten wir Sie, dies
telefonisch zu tun, um kurzfristig auf die Änderung reagieren zu können.


Durch einen Mausklick auf Formular anzeigen gelangen Sie zur Patientenübersicht, in der
Sie bereits erstellte AHB-Formulare einsehen und bearbeiten können.
Über die Schaltfläche Formulare anlegen können Sie neue Formulare für Ihren Patienten
anlegen, wobei alle bereits im Portal erfassten Informationen automatisch in das Formular
übertragen werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in Abschnitt 3.4 Formulare.

 

1.8.1 Reservierung aktualisieren

Durch die Aktualisierung einer Reservierung können Sie geänderte Informationen zu

  • den Daten des Patienten,

  • den Angaben der Begleitperson und

  • den Medizinische Daten

zu einer bestehenden Reservierung an die Rehabilitationsklinik übermitteln. Die Übermittlung an die Rehabilitationsklinik erfolgt erst, nachdem Sie die aktualisierten Daten über die Schaltfläche Speichern gesichert haben.

Achtung: Veränderungen können von Ihnen nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor
Beginn der Rehabilitationsmaßnahme durchgeführt werden. Wenn Sie nach diesem Zeitpunkt noch eine Änderung der Reservierung mitteilen möchten, bitten wir Sie, dies telefonisch zu tun, um kurzfristig auf die Änderung reagieren zu können.

1.8.2 Reservierung verschieben

Um eine Reservierung zu verschieben klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Reservierungsübersicht. Hier können Sie einen anderen Aufnahmezeitpunkt für die Rehabilitationsmaßnahme suchen. Freie Kapazitäten werden Ihnen, wie bei der initialen Kliniksuche, über ein grünes Häkchen angezeigt. Tage, an denen keine weitere Reservierung möglich ist, sind mit einem roten Kreuz gekennzeichnet. Die Änderung eines Aufenthaltsbeginns kommt einer neuen Reservierungsanfrage gleich, sodass es sich erst nach der Bestätigung der geänderten Reservierungsanfrage durch die Rehabilitationsklinik um eine verbindliche Reservierung handelt. Über die Statusveränderung Ihrer Reservierung werden Sie im Portal und per Mail informiert. Der aktuellen Status der Reservierungsanfrage wird Ihnen außerdem in der Reservierungsübersicht angezeigt.

1.8.3 Reservierung stornieren

Die Stornierung einer Reservierung erfolgt über die Schaltfläche Reservierung stornieren. Um eine unbeabsichtigte Stornierung zu vermeiden, wird die Stornierung erst nach erneuter Bestätigung durch einen Mausklick wirksam storniert.
Eine stornierte Reservierung wird Ihnen in der Reservierungsübersicht durch ein Kreuz angezeigt.

Achtung: Veränderungen können von Ihnen nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Beginn der Rehabilitationsmaßnahme durchgeführt werden. Wenn Sie nach diesem Zeitpunkt noch eine Änderung der Reservierung mitteilen möchten, bitten wir Sie, dies telefonisch zu tun, um kurzfristig auf die Änderung reagieren zu können.

2 Patienten

2.1 Übersicht Patienten

Unter dem Menüpunkt Patienten wird Ihnen eine Liste aller Patienten angezeigt, die Sie mit oder ohne Reservierung im Portal angelegt haben. Hier werden Ihnen Name, Geburtsdatum, Kostenträger und Wohnort des Patienten angezeigt.
Mit Hilfe des Suchfeldes oberhalb der Patientenliste, können Sie anhand des vollständigen Nachnamens oder den ersten Buchstaben des Nachnamens nach Patienten suchen. Über die Schaltfläche + Neuer Patient können Sie einen neuen Patienten in die Liste und damit in das Portal aufnehmen.

2.2 Neuen Patienten anlegen

Sie können Patienten über zwei Wege im Portal anlegen. Zum einen wird im Rahmen jeder Reservierung der Patient automatisch im Portal angelegt und kann anschließend in der Patientenübersicht eingesehen werden. Ebenso können Sie über die Schaltfläche + Neuer Patient einen neuen Patienten separat anlegen, wenn Ihnen noch nicht alle Reservierungsdaten vorliegen oder Sie zunächst nur einen AHB-Antrag erstellen möchten.

Alle mit * versehenen Felder sind Pflichtangaben und müssen durch den Benutzer ausgefüllt werden, andernfalls können Sie die Daten anschließend nicht speichern.

Neben den Stammdaten können Angaben zu Kommunikation, Hilfsmittel, Einschränkungen und medizinischen Einschränkungen gemacht werden. Weitere Informationen zu medizinischen Einschränkungen können direkt im Feld Sonstiges eingetragen werden. Die Angaben der meisten Informationen sind freiwillig. Jedoch sollten Sie berücksichtigen, dass eine bestmögliche Planung der Maßnahme durch die Rehabilitationsklinik nur bei einer möglichst vollständigen Informationsweitergabe möglich ist.

 

2.3 Patient bearbeiten & löschen

In der Patientenübersicht unter dem Menüpunkt Patienten gelangen Sie durch Doppelklick auf eine Patientenzeile zum Überblick aller im Portal zu diesem Patienten hinterlegten Informationen. Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie die patientenbezogenen Daten ändern und anschließend speichern.
Achtung: Die vorgenommenen Änderungen werden nicht automatisch durch das Speichern an die Rehabilitationsklinik übermittelt. Um die vorgenommenen Änderungen zu übermitteln, muss die betreffende Reservierung anschließend aktualisiert werden!

In der Patientenansicht haben Sie die Möglichkeit, den Patienten aus dem MediClin Rehabetten-Portal über die Schaltfläche Löschen aus dem Rehabetten-Portal zu entfernen.

 

2.4 Formulare

2.4.1 Formularübersicht

Wenn Sie für Ihren Patienten einen Antrag zur Kostenübernahme für eine Anschlussheilbehandlung anfertigen möchten, können Sie das bequem über das MediClin Rehabetten-Portal tun. In der Patientenübersicht unter dem Menüpunkt Patienten öffnen Sie durch Doppelklick auf die betreffende Patientenzeile die Patientenansicht. Im zweiten Reiter Formulare werden Ihnen alle bereits angelegten Formulare mit dem Datum der Erstellung und der letzten Bearbeitung angezeigt. Am Ende jeder Zeile haben Sie über die verschiedenen Schaltflächen die Möglichkeit, das Formular im PDF-Format zu öffnen, zu bearbeiten oder für den Patienten eine neue Reservierung mit den hinterlegten Daten anzulegen.

 

2.4.2 Formular erstellen

Im dritten Reiter + Neues Formular können Sie im Drop-Down-Menü den Kostenträger auswählen und anschließend über die Schaltfläche Formular auswählen einen neuen AHBAntrag im PDF-Format öffnen. Es werden alle Angaben, die Sie entweder im Rahmen einer Reservierung oder bei der separaten Anlage Ihres Patienten gemacht haben, automatisch in die entsprechenden Felder des Formulars übernommen. Anschließend können Sie das Formular entweder durch einen Mausklick auf PDF herunterladen auf Ihrem PC speichern oder über die Schaltfläche Speichern im Portal hinterlegen. Selbstverständlich können Sie heruntergeladene Formulare an Ihrem PC auch offline weiterbearbeiten und anschließend ausdrucken.


Achtung: Bei Änderungen von Reservierungsdaten werden diese auch nach einer Reservierungsaktualisierung nicht in bestehende Formulare übernommen. Nur wenn nach der Änderung der Reservierungsdaten ein neues Formular erstellt wird, werden die geänderten Daten übertragen.

3 Nachrichten

3.1 Nachrichten - Eingang

Im Menüpunkt Nachrichten können Sie Nachrichten zu den Reservierungen an die Rehabilitationsklinik sicher versenden und empfangen. Da die Nachrichten verschlüsselt übermittelt werden, können Sie auf diesem Weg ohne Bedenken auch patientenbezogene Informationen austauschen.

Unter dem Reiter Eingang werden Ihnen alle empfangenen Nachrichten in Listenform angezeigt.

Die Nachrichten können durch Mausklick auf die betreffende Spaltenüberschrift nach Absender, Betreff oder Datum sortiert werden.
Mit Doppelklick auf eine Nachrichtenzeile öffnet sich die Nachricht mit dem Nachrichteninhalt und Informationen zu Empfänger, Absender und Erstellungsdatum.

Nachrichten lassen sich über die Funktion Nachricht löschen aus dem Postausgang entfernen.

 

3.2 Nachrichten - Ausgang

Unter dem Reiter Ausgang finden Sie eine Auflistung aller von Ihnen versendeten Nachrichten, welche Sie über einen Mausklick auf die entsprechende Spaltenüberschrift nach Empfänger, Betreff oder Datum sortieren können.

Mit Doppelklick auf eine Nachrichtenzeile öffnet sich die Nachricht mit dem Nachrichteninhalt und Informationen zu Empfänger, Absender und Erstellungsdatum.

Nachrichten lassen sich über die Funktion Nachricht löschen aus dem Postausgang entfernen.

 

3.3 Neue Nachricht verfassen


Eine neue Nachricht an eine MediClin Rehabilitationsklinik können Sie über die Schaltfläche + Neue Nachricht verfassen. Alle Felder müssen ausgefüllt werden, da es sich um Pflichtangaben handelt und andernfalls kein Versand der Anfrage möglich ist.


Der Empfänger kann anhand des Kliniknamens über ein Drop-Down-Menü ausgewählt werden. De Nachrichtentext können Sie über die Schaltflächen oberhalb des Eingabefeldes formatieren.

Mit einem Mausklick auf Senden schicken Sie eine sichere und verschlüsselte Nachricht innerhalb des Portals an den zuvor eingetragenen Empfänger.

Der Transfer der Daten vom Computer des Nutzers zum Rehabetten-Portal-Server, wie auch umgekehrt das Herunterladen von Daten vom Rehabetten-Portal-Server auf den Computer des Nutzers, ist verschlüsselt. Hierfür wird der aktuelle Verschlüsselungsstandard TLSv1.2 (Transport Layer Security, Version 1.2) benutzt. Dieses bewährte kryptographische Verfahren wird weltweit als Standard für hochsensible Transaktionen im Internet verwendet, wie beispielsweise im Online-Banking und bei sensiblen Internet-Anwendungen im
Gesundheitsbereich. Mehr Infos dazu finden Sie hier.