samedi Besuchermanagement

Das Besuchermanagement bietet Ihnen die Möglichkeit sämtliche Besucherströme Ihrer Gesundheitseinrichtung zeitsparend und effizient zu steuern. Ihr Stationspersonal vergibt dabei lediglich die automatisch generierten Zahlencodes an den jeweiligen Patienten, mit dessen Hilfe die Besucher anschließend den gewünschten Termin selbstständig buchen können.

Durch die digitale Dokumentation der Kontaktlisten wird Ihnen eine einfache Nachverfolgung im Infektionsfall unter Einhaltung höchster Datenschutzstandards ermöglicht. Sparen Sie dadurch nicht nur Ressourcen wie Papier ein, sondern minimieren Sie zusätzlichen Verwaltungsaufwand für Ihr Personal. Darüber hinaus garantieren Ihnen die im Anschluss an die Buchung erstellten QR-Codes automatisierte und damit effiziente Einlasskontrollen in Ihrer Institution. Die Buchung erfolgt über die Besucher mittels einer Buchungsmaske: https://app.samedi.de/visitor_appointments/new. Dabei wird ein Code verwendet welcher mit dem Standort des Patienten in Ihrer Institution verknüpft ist.

Diese Codes werden vor dem Einlass mittels eins QR-Code Scanners geprüft, welcher mit einem mobilen Endgerät aufgerufen werden kann: https://app.samedi.de/visitor_appointments/verify. Nach dem Scan wird angezeigt, ob der QR Code gültig oder ungültig ist.

 

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie Sie das samedi Besuchermanagement für Ihre Institution konfigurieren. Desweiteren finden Sie hier Informationen zur Nutzung der Funktion aus Sicht der Besucher und des Sicherheitspersonals (Check-In).

1) Konfiguration aus Sicht der Institution

 

Das Anlegen des digitalen Besuchermanagements im Überblick

  1. Stationen anlegen

  2. Zimmer anlegen

  3. Betten anlegen 

1. Die Stationen

Um die Stationen in dem digitalen Besuchermanagement anzulegen werden unter dem Profil die Einstellungen geöffnet. 
Danach gehen Sie auf den Reiter "Besuchermanagement". Dort können Sie die Stationen anlegen, bearbeiten und löschen. Unter Bezeichnung tragen Sie den Namen der Station ein. Darunter können Sie die Besuchszeiten verändern.

Die Zimmer

 

Die Zimmer der Stationen legen Sie unter dem Reiter "Zimmer" an, indem Sie auf "+neues Zimmer" klickt. Dort wählen Sie die Station aus und benennt das Zimmer. Auf der rechten Seite der Übersicht der Zimmer findet Sie die Möglichkeit die Zimmer zu bearbeiten oder zu löschen.

Die Betten

Zuletzt können Sie noch Betten anlegen, indem ihr auf den Reiter "Betten" auf "+neues Bett" klickt. Hier wählen Sie nun das Zimmer aus und tragt die Bettenbezeichnung ein. Auch in der Übersicht der Betten haben Sie die Möglichkeit die Zimmer zu bearbeiten oder zu löschen. 

 

Nachdem ihr die Stationen, Zimmer und Betten angelegt habt findet ihr eine Auflistung all dieser unter dem Reiter "Besuchermanagement". Dort klickt ihr auf den Reiter "Besuchercodes". Diese Auflistung zeigt alle angelegten Stationen mit den einzelnen Zimmern und Betten. Unter dem Punkt 3 "Besuchercodes" findet ihr nun die zu den Betten zugeordneten Besuchercodes. 
Diese Besuchercodes muss der Patient selbstständig seinen Angehörigen bzw. Besuchern mitteilen. Ist dies jedoch nicht möglich, werden diese Codes vom Pflegepersonal an die Besucher weitergegeben. 

Unter Punkt 4 seht ihr die Möglichkeit einen Excel-Export dieser Liste durchzuführen. Hier sieht man noch einmal alle Stationen, Zimmer, Betten und Besuchercodes in eine Excel Tabelle übertragen. 

Unter dem Reiter "Besuchstermine" finden Sie eine Auflistung der Termine. Sie können einen Tag auswählen und sich nur die Termine für diesen Tag anzeigen lassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit alle oder nur bestimmt Stationen anzeigen zu lassen. Auf der rechten Seite der Übersicht finden Sie die Möglichkeit einzelne Termine zu stornieren (6). Diese Auflistung der Besuchstermine können Sie sich auch als Excel Tabelle exportieren.  

Es besteht die Möglichkeit die Termine intern zu stornieren. Wurde der Termin storniert erhält der Besucher eine E-Mail an die vorher angegebene E-Mail Adresse. Der Termin wird in der Übersicht der Besuchstermine durchgestrichen (1). Der Slot des stornierten Termins ist nun wieder verfügbar. 

2) Nutzung des Besuchermanagements aus Sicht der Besucher

Im Folgenden erhalten Sie Informationen darüber, wie Besucher das Besuchermanagement nutzen. Zur Buchung muss erst eine Übergabe des jeweiligen Besuchercodes erfolgen. Die Patienten können ihren eigenen Bettencode an die Besucher weitergeben. Gegebenenfalls kann dieser Code auch durch das Pflegepersonal weitergegeben werden. 
Als Besucher kann man sich einen Termin unter http://www.samedi.de/patientenbesuche buchen. 

Als Erstes gelangt man auf die Startseite. Hier gibt man nun den individuellen Code ein. 

Nachdem der Code eingegeben wurde, gelangt man durch einen Klick auf "Weiter" zur nächsten Seite. 

Auf der folgenden Seite besteht nun die Möglichkeit sich einen passenden Termin auszuwählen. Danach müssen die Pflichtfelder ausgefüllt werden, die Checkbox der Datenschutzerklärung bestätigt werden und durch einen Klick auf "Termin buchen" wird der ausgewählte Termin gebucht. 

Nach der erfolgreichen Buchung wird man auf die nächste Seite weitergeleitet. Hier findet man nun den QR-Code und die Termindaten inklusive Station und Zimmer aufgezeigt. Diesen QR-Code bekommt man zusätzlich per Mail gesendet. 

Dieser QR-Code ist das Besucherticket. Mit diesem Ticket wird der Besuch in der Institution gewährt. 

3) Ablauf des Check-Ins

Vor Betreten der Station wird der Buchungscode durch Personal in Ihrer Institution überprüft und bei Gültigkeit des Codes kann der Besucher eingecheckt werden.

Hierzu ruft das Personal den QR-Code-Scanner auf https://app.samedi.de/visitor_appointments/verify. Im nächsten Schritt öffnet der Besucher seine Bestätigungsmail und zeigt den QR-Code dem Personal vor, welches diesen scannt. Hierbei sind zwei Ausgänge möglich:

  1. Der Code ist gültig. Der Check-In kann durchgeführt werden und der Besucher kann nach Überprüfung der Daten die Station betreten.

 

2. Der Code ist ungültig. Der Check-In kann nicht durchgeführt werden, da der Code bereits zum Check-In verwendet wurde. Hierbei ist eine individuelle Prüfung der Fehlermeldung notwendig.