Was sind Kontingente?
Kontingente werden benutzt, um die möglichen Terminkapazitäten an vorhandene Kontingente (bspw. an vorhandenen Impfdosen, Ärzten) anzupassen. Kontingente grenzen – anhand der vorhandenen Ressourcen (bspw. nach vorhandenen Impfdosen, Ärzten, etc.) – die Anzahl der verfügbaren Termine ein.
Wie können Kontingente eingerichtet werden?
Die Einstellungen für Kontingente finden Sie bei den Kalendereinstellungen unter dem Reiter Terminarten.
Anlegen eines neuen Kontingenten:
1.) Gehen Sie auf „Einstellungen“
2.) Wählen Sie den Reiter „Kalender“ aus
3.) Wählen Sie den Reiter „Terminarten“ aus
4.) Wählen Sie „Kontingente“ aus
5.) Um Anlegen eines neuen Kontingentes drücken Sie auf „Neues Kontingent“
6.) Danach können Sie den Namen, die Kapazität und den Ausfüllrythmus (täglich, stündlich, wöchentlich, monatlich oder vierteljählich) des Kontingentes einstellen
7.) Speichern Sie bitte anschließend Ihre Einstellungen
Kontingente einer Terminart zuweisen:
Um ein Kontingent einer Terminart zuzuweisen, gehen Sie zurück zur Übersicht der Terminarten, wählen dort die gewünschte Terminart aus (8) und drücken auf „Editieren“ oder mit Doppelklick auf die Terminart (9).
Es öffnet sich ein neues Fenster mit den Einstellungen der Terminart. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Kontingente“. Hier haben Sie die Möglichkeit die Buchungsart (10) der Kontingente zu wählen. Fügen Sie ein Kontingent (11) hinzu.
Buchungsart:
Wenn Termine mehreren Kontingenten zugeordnet sind, haben Sie bei der Buchungsart die Auswahl, Termine in alle zugeordneten Kontingente oder nur in das erste freie Kontingent zu buchen.
Erstes freies Kontingent buchen: Termine werden in das erste frei verfügbare Kontingent gebucht.
Alle Kontingente buchen: Termine werden in alle zugeordneten Kontingente gebucht.
Es erscheint eine neue Zeile, in welcher Sie das Kontingent auswählen (12) und den Wert (13) ergänzen können. Der Wert einer zuzuordnenden Terminart gibt die Gewichtung innerhalb eines Kontingenten an. Beispielsweise, wenn eine Terminart innerhalb eines Kontingenten einen Wert von 2 hat, beansprucht diese Terminart zwei Termine des jeweiligen Kontingentes. Es besteht außerdem die Möglichkeit einer Terminart mehrere Kontingente zuzuweisen. Speichern (14) Sie die gewünschten Änderungen ab.
Kontingentanpassungen:
Im nächsten Abschnitt wird die Option für Kontingentanpassungen erläutert. Die Funktion der Kontingentanpassung ermöglicht auf eine einfache Weise, Veränderungen der Kontingente ab einem bestimmten Datum zu aktivieren, sodass diese automatisch bei der Terminbuchung berücksichtigt werden.
Dafür gehen Sie bitte zurück zu den Einstellungen für die Kontingente und wählen Sie mit Doppelklick das zu bearbeitende Kontingent aus (15).
Um das Start-Datum der Anpassung zu wählen, klicken Sie erstmal auf Neue Anpassung und anschließend (16) auf das weiße Kästchen mit dem Datepicker (17). Ab dem Start-Datum wird die neue Kapazität die bereits vorhandene Kapazität überschreiben. Falls zusätzliche Anpassungen benötigt werden, können weitere Anpassungen hinzugefügt werden. Bitten speichern (18) Sie anschließend Ihre Eingaben.
Wie funktionieren Kontingente in folgenden Usecases?
1.) Kontingente, die bereits einer Terminart zugeordnet sind, werden angepasst
a. Einfach im Kontingent selbst: Die Einstellungen für Kontingente, die nicht nach einem bestimmten Datum greifen sollen, werden sofort übernommen. Die Einstellungen greifen auch für bereits gebuchten Termine. Somit können also taggleich Kontingente angepasst werden.
Beispiel: Wenn Sie anhand der Kontingenteinstellungen an einem Tag nur 5x eine bestimmte Terminart buchen konnten und das Kontingent am selben Tag noch auf 10 erhöhen, dann greifen die Einstellungen sofort und Sie können taggleich zusätzlich 5 Termine, also insgesamt 10 Termine innerhalb eines Kontingentes buchen.
b. Ab einem bestimmten Datum: Kontingente, die ab einem bestimmten Datum greifen sollen, sind erst ab dem gewählten Termin aktiv. Die Einstellungen sind für Termine, die vor dem Zeitraum gebucht werden, nicht aktiv.
Beispiel: Wenn Sie ab dem 01.01.2022 ein Kontingent für Sprechstunden 10x/Tag einstellen, weil Sie danach eine Arbeitskraft mehr zur Verfügung stehen haben, dann aktiviert sich das Kontingent erst ab dem 01.01.2022. Für den Zeitraum davor ist diese Kontingenteinstellung nicht aktiv.
2.) Für eine Terminart, für die schon Termine eingebucht sind, werden Kontingente hinzugefügt: Die Änderungen für eine Terminart – in diesem Fall das Hinzufügen von Kontingenten – wird unmittelbar berücksichtigt und je nach zugeordnetem Kontingent können Termine gebucht werden.
Beispiel: Sobald Sie einer Terminart weitere Kontingente hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit mehrere Termine zu vergeben. Wenn Sie also der Terminart „Sprechstunde“ das Kontingent „Sprechstunde A“ mit 10x/Tag und das Kontingent „Sprechstunde B“ 5x/Tag zuordnen, dann können Sie am Tag insgesamt 15 Termine für eine Sprechstunde vergeben.
3.) Kontingente für eine bestehende Terminart werden gelöscht: Wenn Kontingente der bestehenden Terminart gelöscht werden, dann greifen die Einstellungen für dieses Kontingent ab sofort nicht mehr.
Beispiel: Wenn Sie das Kontingent 10x/Tag für die Terminart „Sprechstunde“ löschen, dann greift das Kotingent ab sofort nicht mehr und Sie können Termine ohne Kontingentbeschränkungen vergeben.
4.) Kontingent ausgeschöpft: Sobald die Höchstanzahl der Termine innerhalb eines Kontingentes gebucht ist, ist keine Terminbuchung für das jeweilige Kontingent mehr möglich. Eine erneute Buchung ist im neuen Turnus des Kontingentes möglich.
Beispiel: Wenn Sie der Sprechstunde das Kontingent 10x/Tag zugeordnet haben und Sie bereits 10 Termine für Sprechstunde vergeben haben, ist es nicht mehr möglich einen 11. Termin für diese Terminart in dem jeweiligen Kontingent zu buchen.