5. Kalender: Ressourcen und Mitarbeiter

A) Wie verändere ich Öffnungszeiten von Ressourcen?

Öffnen Sie in den Kalender-Einstellungen (1) die Ressourcen (2) und wählen Sie die gewünschte Ressource aus (3). Scrollen Sie zu den Verfügbarkeiten (4) und tragen Sie die gewünschten Zeiten in die jeweilige Spalte ein. Für einen anderen Wochenrhythmus fügen Sie mit einem Klick auf „Neu“ neue Wochen hinzu. Vergessen Sie hierbei nicht die Gültigkeit zu setzen. Abschließend die Ressource speichern!

B) Wie trage ich Urlaub für Teammitglieder und Feiertage ein?

Urlaubstage eintragen

Öffnen Sie in den Kalender-Einstellungen (1) die Verfügbarkeiten (2) und klicken Sie auf „Urlaubstage“ (3). Wählen Sie die gewünschte Ressource aus und markieren Sie die Urlaubstage im angezeigten Kalender. Halten Sie hierfür die „Strg“ Taste gedrückt und wählen Sie die gewünschten Tage aus (4). Speichern Sie die ausgewählten Tage abschließend (5).

Feiertage importieren

Öffnen Sie in den Kalender-Einstellungen (1) die Verfügbarkeiten (2) und klicken Sie auf „Urlaubstage“ (3). Wählen Sie die Ressource (4) und das Bundesland (5) aus, anhängig vom Bundesland werden dann die entsprechenden Feiertage blockiert. Anschließend tragen Sie das entsprechende Jahr ein für das die Feiertrage eingetragen werden sollen (6). Im letzten Schritt drücken Sie auf den Button „Feiertage importieren“ (7).

C) Wie erstelle ich eine Verfügbarkeitsvorlage, um Zeiten im Kalender farblich zu hinterlegen?

Bei einer Verfügbarkeitsvorlage handelt es sich um eine farbliche Markierung im Kalender. Mit diesen können Sie z.B. vorhandene, feste Termine darstellen.

Öffnen Sie in den Kalender-Einstellungen (1) die Verfügbarkeiten (2) und klicken Sie auf „Neue Vorlage“. Ein neues Fenster öffnet sich (3), in welchem der Name der Vorlage (4), sowie das im Kalender angezeigte Label, die Farbe und die Ressource ausgewählt werden (5). Ebenso können Sie die verfügbaren Zeiten einstellen (6). Abschließend speichern Sie die Vorlage (7).

Damit die erstellten Verfügbarkeiten auch im Kalender angezeigt werden, muss ein Haken bei „Exklusive Zeiten und Verfügbarkeitsvorlagen“ (8) unter „Angezeigte Elemente“ gesetzt sein.

Im Anschluss werden Ihnen die Verfügbarkeiten im Kalender farblich dargestellt.

D) Wie und wo verändere ich die Anordnung der Ressourcen im Kalender?

Öffnen Sie in den Kalender-Einstellungen (1) die Ressourcen (2). Es erscheint die Ressourcen-Übersicht (3). Klicken Sie auf den Button „Sortierung“ (4). Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster (5), in welchem Sie die Anordnung der Ressourcen im Kalender verändern können. Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

E) Wie stelle ich die Tages- und Wochenansicht im Kalender ein?

In der unteren rechten Ecke des Kalenders können Sie mit einem Klick auf das jeweilige Symbol die Tages-, Wochen oder Monatsansicht öffnen.

Öffnet die Tagesansicht

Öffnet die Wochenansicht

Öffnet die Monatsansicht (Bei der Monatsansicht handelt es sich um ein Extramodul)

F) Warum sieht meine Kollegin nicht die Kalenderspalte, die ich sehe?

Dass bei anderen Kollegen bestimmte Kalenderspalten nicht angezeigt werden kann folgende Gründe haben:

1) Die Benutzergruppe, welcher der Kollege zugeordnet ist, werden bestimmte Ressourcen nicht angezeigt.

Dies können Sie ändern, indem Sie die Einstellungen der Institution öffnen, auf „Benutzergruppen“ klicken und die entsprechende auswählen. Fügen Sie die gewünschten Benutzer zu den Gruppenmitgliedern hinzu.

Scrollen Sie zu den Berechtigungen für die Ressourcen und fügen Sie die gewünschten Ressourcen zu den „Angezeigten Ressourcen“ hinzu. Abschließend speichern!

2) Die Ressource ist im Kalender ausgeblendet.

Um Ressourcen in der Kalenderansicht einzublenden, klicken Sie auf das Zahnrädchen in der oberen linken Ecke des Kalenders, klicken Sie auf „Ressourcen“ und wählen Sie die einzublendenden Ressourcen aus.

3) Institutionsmitglieder aus Benutzergruppen entfernen

Sie können auch Benutzer aus Gruppen komplett entfernen, damit gesetzte Regeln nicht mehr greifen.