samedi Videosprechstunde aus Institutionssicht

Die KBV-zertifizierte Videosprechstunde ist komplett in samedi integriert, Sie müssen keine weitere Anwendung öffnen bzw. installieren.

Zur Nutzung der Videosprechstunde muss das entsprechende Zusatzpaket in Ihrem Konto eingebucht sein. Bitte nehmen Sie hierzu Kontakt mit uns auf unter Tel. +49 (0) 30-2123 0707 0.

Video-Anleitung: Schritte von der Durchführung bis hin zur Konfiguration

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Sie können sich nun ein PDF Dokument downloaden, welches mit den wichtigsten Informationen ausgestattet ist oder diese direkt im Anschluss durchlesen.

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Des Weiteren können Sie über den folgenden Link das Webinar zur Videosprechstunde ansehen:
https://www.youtube.com/watch?v=_PWqFLQrm18

System-Voraussetzungen:

Alles was Sie benötigen ist ein PC, Laptop oder Tablet mit eingebauter (oder extern angeschlossener) Kamera sowie ein Mikrofon bzw. einen aktiven Lautsprecher an Ihrem Gerät.

1) Interne Terminbuchung:

Nach dem Anlegen einer Terminart für die Videosprechstunde können Sie diese nun internbuchen. Hierzu gehen Sie wie bei jeder anderen Terminbuchung in samedi vor.

Achten Sie bitte darauf, dass zur internen Buchung der Videosprechstunde eine E-Mail-Adresse des Patienten hinterlegt sein muss, da dieser zur Durchführung eine E-Mail mit einem Link zum Starten der Videosprechstunde erhält.

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Nach erfolgreicher Terminbuchung erscheint der Termin in Ihrem Kalender und ist mit einem kleinen Kamera-Symbol gekennzeichnet.

2) Online Terminbuchung:

Haben Sie die Online-Terminbuchung für die Videosprechstunde aktiviert, erscheint diese wie jeder andere Termin auch in Ihrem samedi-Buchungswidget. Nutzen Sie statt dem samedi-Buchungswidget eine individuelle Booking-API, wird auch hier die neue Terminart entsprechend angezeigt und durch ein Kamera-Symbol gekennzeichnet.

Sie als Institution können die Videosprechstunde direkt aus Ihrem samedi-Kalender starten. Ist der Patient der Videosprechstunde beigetreten, so erscheint in Ihrem samedi-Kalender eine Pop-up Meldung mit dem Hinweis, dass der Patient online ist.

Zum Start der Videosprechstunde verwenden Sie einen Rechtsklick auf den Termin und wählen Videosprechstunde starten.

Alternativ kann die Videosprechstunde auch aus der Warteliste gestartet werden. Hier klicken Sie bitte auf das Kamerasymbol der Videosprechstunde.

Weiterhin ändert sich durch die Anwesenheit des Patienten der Status des Termins automatisch in wartend, gekennzeichnet durch das kleine Wecker-Symbol.

Fehlermeldung:

Videosprechstunde starten

Nachdem Sie die Videosprechstunde gestartet haben, werden Sie automatisch auf die samedi-Seite weitergeleitet, um den Video-Anruf durchzuführen. Hier können Sie allgemeine Hardware Einstellungen vornehmen, wie der Auswahl einer gewünschten Webcam.

Sie erhalten außerdem einen Überblick, wann der Termin angesetzt ist. Zu beginn der Videosprechstunde müssen folgende Dinge beachtet werden:

1. Kamera aktivieren

2. Mikrofon aktivieren

3. Videosprechstunde starten

Es werden Benachrichtigungen angezeigt, falls ein Teilnehmer dem Gespräch zu früh beittritt, oder eine Videosprechstunde bereits stattgefunden hat.

Auch im Falle eines kürzeren, oder längeren Abbruch des Gesprächs erhält der andere Teilnehmer eine Benachrichtigung dafür.

Die Sprache der Oberfläche kann in der Fußzeile zwischen Englisch und Deutsch gewechselt werden. Bei einer Änderungen und dem neuladen der Seite, kommt der Teilnehmer zurück zum Schritt 2 (Hardware-Check)

Der Patient kann der Videosprechstunde beitreten, in dem er seinen individuellen Zugangscode auf video.samedi.de eingibt, oder über den Link aus der Email.

Dieser Zugangscode kann institutionsseitig abgerufen werden, indem mit Rechtsklick auf den Kalendereintrag der Videosprechstunde und auf “Patienten-Zugangscode” geklickt wird. Mit diesem Schritt lässt sich auch bereits die Videosprechstunde institutionsseitig starten.

Haben beide Teilnehmer den Video-Anruf gestartet, können Sie den Termin durchführen. Während der Videosprechstunde stehen Ihnen verschiedene zusätzliche Funktionen zur Verfügung.

A:  Mit einem Klick auf das Kamera-Symbol können Sie Ihr Bild manuell ein-/ausblenden.

B:  Hier können Sie manuell Ihr Mikrofon an- bzw. ausstellen.

C:  Sie haben die Möglichkeit einen ausgewählten Bildschirm mit Ihrem Gesprächspartner zu teilen.

D: Hier können Sie die Videosprechstunde beenden.

Sie können somit noch einmal zu der Videosprechstunde zurückkehren.

Datenaustausch während der Videosprechstunde

Neben der Chatfunktion haben Sie die Möglichkeit während der Videosprechstunde direkt Dateien mit Ihren Patienten zu teilen. Verwenden Sie hierzu den Chat oder ziehen Sie die Dateiten per drag-and-drop in das Gespräch.
Hinweis: Bevor Sie diese Funktion nutzen können muss zunächst ein weiteres Modul durch samedi freigeschaltet werden,

Wie wird die Videosprechstunde aus Patientensicht gestartet?

Entweder klickt dieser auf den Link in der E-Mail oder er ruft direkt video.samedi.de auf. Dort hat er die Möglichkeit den individuellen Zugangscode einzugeben, bevor er zum Hardware-Check gelangt.

Klickt der Patient auf den Link in der E-Mail gelangt er direkt zum nächsten Schritt. In diesem muss zur Identifikation der Vor- und Nachname angegeben werden. Ebenso ist die Datenschutzerklärung zu akzeptieren.

Erst nach Eingabe der Daten gelangt der Patient zum Hardware-Check, mit Abschluss dessen die Videosprechstunde mit “Videosprechstunde starten” gestartet werden kann.

Um Ihren Patienten die Videosprechstunde anbieten zu können, müssen Sie zuerst eine entsprechende Terminart konfigurieren. Diese unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von der Konfiguration anderer Terminarten in Ihrem samedi-Konto.

2. Wählen Sie Kalender in den Einstellungen aus.

3. Klicken Sie auf Ressourcen, um in die Übersicht Ihrer Ressourcen zu gelangen.

4. Entscheide Sie nun ob Videosprechstunden in eine neue Kalender-Spalte, also Ressource gebucht werden soll oder in eine bestehende. Legen Sie entsprechend Ihrer Entscheidung eine neue Ressource an oder wählen die gewünschte per Doppelklick aus. Das Bearbeitungsmenü der Ressource öffnet sich.

5. Unter Zugeordneter Benutzer müssen Sie nun das Teammitglied hinterlegen, also somit berechtigt ist Videosprechstunden in samedi durchzuführen

6. Um die Terminart zur Durchführung der Videosprechstunde zu konfigurieren gehen Sie in die Einstellungen des Kalenders.

7. Konfigurieren Sie nun die Terminart wie jede andere Terminart in samedi auch: Vergeben Sie einen Namen, definieren Sie die Kategorie, Dauer, gebuchte Ressourcen sowie Verfügbarkeiten.

8. Setzen Sie im Abschnitt Videosprechstunde ein Häckchen, somit wird die Terminart als Videosprechstunde definiert.

Außerdem können Sie die Videosprechstunde auch für Zuweiser und direkt für Patienten online buchbar machen. Dazu setzen Sie bitte die Haken an entsprechender Stelle.

9. Je nach Konfiguration der Buchung der Teiltermine in Ihren Kalender, beachten Sie an dieser Stelle zwei unterschiedliche Möglichkeiten hinsichtlich der vorzunehmenden Einstellungen für die Videosprechstunde.

9.1. Alle Teiltermine buchen

Mindestens eine der angegebenen Fähigkeiten muss einer Ressource entsprechen, die einem bei samedi hinterlegten Benutzer zugeordnet ist.

Für die Buchung der Terminart Videosprechstunde muss also mindestens eine dieser drei Fähigkeiten für die Buchung hinterlegt sein. In diesem Fall ist die Fähigkeit Arzt angegeben. Somit kann die Videosprechstunde gebucht werden.

9.2. Den ersten freien Teiltermin buchen

Im Gegensatz zur Möglichkeit A müssen hierbei alle angegebenen Fähigkeiten zur Buchung der Terminart mit der entsprechenden Ressource verknüpft sein. Da in diesem Beispiel die Fähigkeit Raum 1 oder 2 nicht der Ressource Arzt entsprechen, wäre die Buchung somit nicht möglich.

Stimmt die Konfiguration der Terminart nicht, erscheint folgende Hinweismeldung in der Bearbeitungsmaske der Terminart.

Nach dem Speichern finden Sie die neue Terminart in der Terminübersicht. Diese ist mit einem kleinen Video-Symbol gekennzeichnet.

Google Chrome:

Für den Google Chrome brauchen Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen.

Safari:

Wenn Sie eine Videosprechstunde zum ersten mal im Safari starten, erscheint in der Adresszeile ein Symbol, dass ein Pop-up-Fenster geöffnet werden soll:

Wenn Sie mit der Maus in die Adresszeile gehen, wird ein zusätzlicher Hinweistext angezeigt über diesen Sie das Pop-up-Fenster einmalig zulassen können.

Wenn Sie das Pop-Up-Fenster dauerhaft zulassen wollen, können Sie das in den Einstellungen von Safari im Bereich Websites und unter dem Menüpunkt Pop-Up-Fenster die Standarteinstellungen für app.samedi.de von Blockieren und Benachrichtigen auf Erlauben ändern.

Das Fenster für die Videosprechstunde wird dann ohne einen zusätzlichen Klick automatisch geöffnet, sobald Sie Videosprechstunde starten in samedi angewählt haben.

Firefox:

Wenn Sie eine Videosprechstunde zum ersten mal im Firefox starten, erscheint die folgende Hinweismeldung:

Wählen Sie anschließend Einstellungen und dann die Option Pop-ups erlauben für app.samedi.de.

Nachdem Sie dies getan haben, wird die samedi Seite geöffnet und Sie können die Videosprechstunde starten.

Microsoft Edge

Wenn Sie eine Videosprechstunde zum ersten mal im Microsoft Edge starten, erscheint die folgende Hinweismeldung:

Wählen Sie anschließend Einmal zulassen oder Immer zulassen.

Safari

Öffnen Sie die Einstellungen und suchen Sie die Einstellungen für den Safari. Anschließend deaktivieren Sie unter Allgemein die Option Pop-Ups blockieren.

Google Chrome

Wählen Sie die Website-Einstellungen aus und unter dem Punkt Pop-ups und Weiterleitungen deaktivieren Sie die Option Pop-ups und Weiterleitungen.

Bevor Sie den Video-Anruf durchführen können, müssen Sie samedi den Zugriff auf Ihre Kamera und Ihr Mikrofon erlauben.

Auswertung der Videosprechstunde in erweiterter Terminsuche

Sie können im samedi Kalender, in der rechten unteren Ecke, den Bereich erweiterte Terminsuche (1) öffnen. In diesem Bereich kann mit zahlreichen Filtern nach bestimmten Terminarten gesucht werden, was Ihnen dabei hilft noch spezifischere Informationen abzurufen.

Setzen Sie im Fenster der erweiterten Terminsuche bei der Suchoption “Terminarten” (1) einen Haken. Anschließend wählen Sie im Feld darunter die gewünschten Terminarten (2) aus, die Sie erfassen möchten. Bitten drücken Sie auf den kleinen Pfeil neben der letzten Spalte (3) und wählen Sie “Tatsächliche Dauer Videosprechstunde” (4). In der Übersicht sehen Sie nun eine neue Spalte (5), welche Ihnen die genaue Dauer der einzelnen Videosprechstunden zeigt. Wenn die Spalte leer ist, dann bedeutet dies, dass der Termin nicht stattgefunden hat.