2.9 Bezahlfunktion (Payment)

Das Modul Bezahlfunktion ermöglicht eine automatische Rechnungserzeugung und -versand via PayPal. Weitere Vorteile dieses Moduls sind Zahlungssicherheit, Absicherung gegen Verdienstausfall und das Minimieren des administrativen Aufwandes.

PayPal Geschäftskonto einrichten:

Geschäftskonto anlegen oder privates auf geschäftliches Konto upgraden. Bisher unverwendete E-Mail Adresse verwenden und Passwort vergeben
Rechtsform i.d.R. Einzelunternehmen
Unternehmenszweck: medizinische Dienstleistungen
Freischaltung via Bestätigungsmail

PayPal API einrichten (PayPal mit samedi Kundenkonto verbinden):

Erster Teil in PayPal:

Diesem Link folgen: Developer Dashboard
Mit den PayPal Zugangsdaten einloggen
Zu dem Bereich “My Apps & Credentials” wechseln
Auf “Live” klicken, um von Sandbox auf Live zu wechseln
Danach unter “Create App” eine neue App erstellen. Der App folgende Bezeichnung geben: samedi Bezahlfunktion
Es wird nun die Client-ID angezeigt. Zusätzlich wird durch einen Klick auf “Show” der Secret-Key angezeigt.

7. Diese beiden Zeilen können kopiert und anschließend im zweiten Teil der Einrichtung in den samedi-Kalender Einstellungen wieder eingefügt werden.

Zweiter Teil in den samedi-Kalender Einstellungen:

Einstellungen öffnen Institution Rechnungsstellung
Alle Adressfelder ausfüllen unter Rechnungsadresse ausfüllen
Die Felder unter Steuer ausfüllen
Unter dem Abschnitt PayPal
1. die Client-ID aus PayPal kopieren und bei PayPal Kundennummer einfügen
2. den Secret-Key aus PayPal kopieren unter PayPal Secret einfügen
Checkbox für automatische Rechnungsstellung aktivieren

Achtung: Typische Fehler

Wenn bei Patienten im Buchungswidget der Institution keine Bezahlungsbuttons auftauchen, liegt das an der Institutionskonfiguration

Häkchen bei “Automatischer Rechnungsstellung” nicht gesetzt
Im PayPal Konto bei samedi versehentlich ein Leerzeichen am Ende gesetzt
Das Secret stimmt nicht überein oder enthält ein Leerzeichen

D) Relevante Terminarten erstellen

Beispiel I. : Allgemeine Videosprechstunde

Rechnung nach GOÄ für Privatpatienten (0% MwSt)

Bezeichnung (online für Patienten): Allgemeine Videosprechstunde

Beschreibung: Nr. 3 Eingehende Beratung

Grundpreis: 8,74 € x Steigerungssatz 2,3 = 20,11 € Gesamtkosten

Beispiel II. : Psychologische Beratung

Rechnung nach UstG

Bezeichnung (online für Patienten): Psychologische Erstberatung für Burnout/Depression

Beschreibung: Psychologische Beratung

Grundpreis: 100€ zzgl. 16% MwSt.

In der Preiskonfiguration können alternativ auch mehrere Grundpreise samt Faktoren und Steuersatz eingegeben werden, die dann explizit auf der Rechnung aufgelistet werden. Durch das Klicken auf das grüne Plus können weitere Faktoren hinzugefügt werden.

Die Zahlungserfassung

Nachdem der Termin erfolgreich durchgeführt wurde oder die festgelegten Stornierungsbedingungen von dem Patienten nicht eingehalten wurden kann die Zahlungserfassung durchgeführt werden.
Unter dem Reiter „Terminliste“ (1) finden Sie die Auflistung aller stattgefundener Termine. Hier sehen Sie aktuell das Symbol zur Zahlungserfassung (2).

Wenn Sie auf dieses Symbol klicken öffnet sich ein weiteres Fenster.

Dieses Fenster dient zur Bestätigung der Zahlungserfassung.

Klicken Sie nun auf „Ja“ öffnet sich erneut das Fenster mit der Terminliste.

Danach haben Sie noch die Möglichkeit, Ihren Patienten eine Rechnung zukommen zu lassen (2. Symbol mit Brief), und sich danach die Rechnung selber anzusehen (3. Symbol mit Zettel).

Außerdem können Sie mehrere Termine via Checkbox markieren (1), sodass mehrere Zahlungen gleichzeitig erfasst (2) bzw. Rechnungen gesendet werden können (3).

In Ihrem Kalender erkennen Sie einen Bezahltermin anhand eines Icons im Termin. Dieses ist vor der Zahlungserfassung noch weiß-schwarz (der Termin wurde gebucht und die Zahlung vom Patienten autorisiert), nach der Zahlungserfassung schwarz-weiß.

Stornierte Termine

Wenn ein bezahlter Termin rechtzeitig storniert wurde, können Sie den vorautorisierten Betrag des Patienten wieder über PayPal freigeben. Gehen Sie dazu in Ihrem PayPal Konto auf Aktivität (1), wählen Sie die Transaktion aus (2+3), die freigegeben werden soll und klicken Sie auf Stornieren (4) (siehe Bild). So wird das vorautorisierte Geld dem Patienten sofort wieder freigegeben. Wenn Behandler/Behandlerinnen den Betrag nicht innerhalb von 28 Tagen erfassen, läuft die Autorisierung aus und der Betrag wird ebenfalls wieder freigegeben.