samedi user manual
2.11 Patienteneinladung
- Team samedi
Zur Vereinfachung der Dokumentenübertragung zwischen Institutionen und Patienten wurde die Funktion der Patienteneinladung (auch: Patienten-Claiming) entwickelt. Dadurch ist die Verknüpfung bestehender Termine, Dokumente und Formulare im samedi-Institutionskonto mit neuen oder bestehenden samedi-Patientenkonten möglich.
Die Einladung des Patienten zur Anlage eines mit der Institution verknüpften Benutzerkontos erfolgt über eine zwei-Faktoren Authentifizierung.
Der erste Faktor ist hierbei der Einladungslink, welcher dem Patienten per E-Mail oder ausgedruckt zur Verfügung gestellt werden kann.
Der zweite Faktor ist ein Bestätigungscode, der automatisiert per SMS oder manuell von der Institution übergeben werden kann.
Die Verifizierung per SMS kann in den Einstellungen unter Patienten → Nachrichten → Patienteneinladungen aktiviert werden.
Ist für den Patienten in der Institution eine Mobilnummer hinterlegt, die automatisierte SMS-Verifizierung aktiviert und Sie verfügen über SMS-Guthaben oder nutzen die “Bezahlen nach Verbrauch“-Funktion für SMS, wird der Bestätigungs-Code automatisiert per SMS an den Patienten gesendet. Dabei erfolgt ein Abgleich der vom Patienten eingegebenen Mobilnummer mit der in der Institution hinterlegten. Nur wenn diese übereinstimmen, wird der Code an diese Nummer versendet. Unabhängig von der Aktivierung dieses Features kann der Code auch immer manuell über ein Medium der Wahl von der Institution an den Patienten übergeben werden.
Die Patienteneinladung kann in verschiedenen Bereichen im samedi-Konto gestartet werden:
1. Patienteneinladung aus der Patienten-Ansicht
Patienten, deren samedi-Patientenkonto bereits mit der Institution verknüpft sind, werden in der Übersicht durch ein kleines blaues samedi-Logo gekennzeichnet. Bei Patienten ohne samedi-Patientenkonto wird das Symbol nicht angezeigt.
Um die Einladung an den Patienten zu senden, öffnen Sie einen Patienten ohne samedi-Patientenkonto aus der Übersicht und klicken auf den entsprechenden Button im Bereich Patienteneinladung.
Anschließend wird eine standardisierte Nachricht mit einem Einladungslink erstellt, die per E-Mail an den Patienten versendet wird. Patienten, für die keine E-Mailadresse in der Institution hinterlegt ist oder die keine E-Mails erhalten wollen, können über einen Ausdruck zur Verknüpfung ihres samedi-Patientenkontos eingeladen werden.
Gleichzeitig wird ein Bestätigungs-Code als zweiter Faktor für die Authentifizierung angelegt. Dieser wird wie oben beschrieben entweder automatisiert per SMS oder manuell an den Patienten übermittelt.
Der Einladungslink, den der Patient per E-Mail oder Brief erhält, führt zu http://patient.samedi.de .
Dort kann sich der Patient entweder mit einem bestehenden Account einloggen oder einen neuen Account anlegen.
Anschließend wird er zur Eingabe des Bestätigungs-Codes aufgefordert.
Eingabe des Bestätigungscodes bei automatisierter Übermittlung per SMS
Eingabe des Bestätigungscodes bei manueller Übermittlung durch die Institution
Anschließend ist die einladende Institution automatisch mit dem samedi-Patientenkonto verknüpft und die Termin- und Formulardaten sowie Einträge in der Gesundheitsakte werden mit dem Patientenkonto synchronisiert.
2. Patienteneinladung durch das manuelle Teilen von Online-Patientenformularen
Die Patienteneinladung kann auch durch das manuelle Teilen eines Online-Patientenformulars in der Institution gestartet werden. Hierzu muss in der Patientenakte eines Patienten ohne samedi-Patientenkonto unter dem Reiter Fälle entweder ein bestehendes Formular geöffnet oder ein neues Formular angelegt und gespeichert werden.
Im geöffneten Formular starten Sie über die Option An Patient senden die Patienteneinladung.
Um den Einladungsprozess zu starten, müssen die E-Mail-Adresse, Mobilnummer und Zustimmungen zu den entsprechenden Benachrichtigungen des Patienten vorliegen. Sind diese Daten nicht bereits für den Patienten verfügbar, erscheint das folgende Fenster, wo die Daten nachgetragen werden können.
Mit einem Klick auf Speichern starten Sie den Einladungsprozess, woraufhin der Patient wie in oben beschrieben einen Einladungslink per E-Mail und einen Bestätigungs-Code per SMS erhält.
Sobald die Verknüpfung durch den Patienten abgeschlossen wurde, steht das Formular automatisch im samedi-Patientenkonto zur Verfügung und der Patient wird per E-Mail informiert, dass ein Formular zum Ausfüllen vorliegt. Weiterhin wird der Reiter Patientenformulare für die Institution sichtbar, wo das versendete Formular angezeigt wird.
3. Patienteneinladung im Rahmen von Terminbenachrichtigungen
Weiterhin kann die Patienteneinladung über ein Makro in einer E-Mail-Benachrichtigung gestartet werden. Unter Einstellungen → Patienten → Nachrichtenvorlagen können Sie entweder eine bestehende Vorlage bearbeiten oder eine neue Vorlage erstellen.
In dem Drop-Down-Menü Termin finden Sie das Makro Patienteneinladung.
Dieses Makro fügt einen Einladungslink und eine kurze Erklärung zur Patienteneinladung in die E-Mail-Vorlage ein.
Der Einladungslink führt zu http://patient.samedi.de, wo Patienten wie oben beschrieben einen neues samedi-Patientenkonto anlegen oder ein bestehendes verknüpfen können.
Das Makro steht nicht für SMS, sondern ausschließlich für E-Mail-Benachrichtigungen zur Verfügung und wird nicht in die Benachrichtigung eingefügt, wenn der Patient bereits mit einem samedi-Patientenkonto in der Institution existiert.
4. Patienteneinladung beim Buchen von mit Formularen verknüpften Terminarten
Die Patienteneinladung kann auch über die Terminbuchung im samedi-Kalender gestartet werden. Wird bei der Terminbuchung ein Patient ohne samedi-Patientenkonto ausgewählt, und ein Termin gebucht, der mit einem Formular verknüpft ist (weitere Informationen hierzu finden Sie hier), erscheint ein Hinweis unter der Terminart:
Sofern das Häkchen nicht explizit aus der Checkbox entfernt wird, wird der Patient mit der Terminbuchung zur Anlage eines Patientenkontos per E-Mail eingeladen.
Zur Terminbuchung sind die E-Mail-Adresse, Mobilnummer und Zustimmungen zu den entsprechenden Benachrichtigungen notwendig. Sind diese nicht angegeben erscheint eine Fehlermeldung, wenn der Buchen-Button geklickt wird. Die Daten können direkt in der Buchungsoberfläche nachgetragen werden.
Die Verknüpfung des Kontos erfolgt, wie oben beschrieben. Gleichzeitig wird das Formular im Konto der Institution erstellt und ist im Reiter Fälle sichtbar. Sobald der Patient den Einladungsprozess abgeschlossen hat, steht das Formular im samedi-Patientenkonto zur Verfügung und wird auch unter Patientenformulare in der Patientenakte der Institution angezeigt.
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