Um Fälle schneller dokumentieren zu können, können individuelle Vorlagen erstellt und beim Anlegen eines Formulars verwendet werden, so dass alle gespeicherten Angaben in das neue Formular übernommen werden. Nur Administratoren sind dazu berechtigt diese Vorlagen zu erstellen, zu bearbeiten oder zu löschen. Jeder Nutzer ohne Administrationsrechte kann die bereits gespeicherten Vorlagen beim Anlegen eines neuen Falles benutzen.

Wichtig:
Werden Felder in den Formularen seitens Institution verändert, gelöscht oder hinzugefügt, kann dies bei der Neuanlage von Behandlungen mit Vorlagen ggf. dazu führen, dass Fehlermeldungen erscheinen oder zuvor ausgefüllte Felder leer bleiben. In diesem Fall muss das Template von einem Administrator angepasst oder erneut erstellt werden.

1. Erstellen einer Vorlage

Wurden Formularvorlagen im „Formular-Admin“ angelegt (siehe Punkt 2.8 im Benutzerhandbuch), können die entsprechenden Formularevorlagen vorausgefüllt werden.

Hierzu geht ein Administrator in der Menüleiste auf „Formulare“ (1), wählt die „Vorlagen-Verwaltung“ (2) aus und klickt anschlieẞend auf „Neue Vorlage hinzufügen“ (3).

Open

Nun öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie als Erstes den Falltypen (4) aus, um anschliessend den gewünschten Formtypen (5) zu selektieren. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf „Erstellen“ (6).

Open

Das entsprechende Formular wird geöffnet und kann schliesslich vorausgefüllt werden. Als Beispiel wird hier ein Anamnese-Fragebogen gewählt. Gewünschte Felder, welche für die Mehrheit der Patienten gleich ausgefüllt werden, können angeklickt oder ergänzt werden.

Um die Vorlage mit den vorausgefüllten Einträgen zu speichern, klicken Sie unten rechts auf „Neue Vorlage speichern“(7).

Es erscheint ein neues Fenster. Geben Sie der neuen, vorausgefüllten Formular-Vorlage einen Namen (8) und bestätigen die Eingabe mit „Speichern“ (9).

Die vorausgefüllte Formular-Vorlage ist nun abgespeichert und kann beim nächsten Fall verwendet werden.

2. Verwenden einer Vorlage

Um für einen Patienten Fall die vorausgefüllte Formular-Vorlage zu verwenden, muss zuerst unter „Patienten“ der Patient (1) mit einem Doppelklick ausgewählt werden.

Ist der Patient in der Leiste geöffnet, klicken Sie auf Fälle (2). Mit einem Klick auf „Neues Formular“ (3) wird für diesen Patienten ein neues Formular angelegt.

Im neu erschienenen Fenster kann ein vorhandener Fall ausgewählt oder ein neuer Fall angelegt werden (4). Ist der Fall ausgewählt oder angelegt, wird nun das gewünschte Formular selektiert (5).

Alle existierenden Vorlagen für ein Formular werden im Dropdown-Menü der “Vorlagen” (6) angezeigt. Hier kann die passende Vorlage (6) ausgewählt werden. Durck einen Klick auf „Anlegen“ (7) wird das Formular erstellt.

Das Formular mit den vorausgefüllten Felder öffnet sich. Je nach Patienten-Fall, ändern oder vervollständigen Sie die Felder der Formular-Vorlage (8).

Ist das Formular vervollständigt, kann das Formular gespeichert oder freigegeben werden (9).

Wichtig:
Bei Anlegen einer Mehrfachintervention, sollte beim zweiten Formular keine Vorlage verwendet werden. Bei einer Mehrfachintervention werden generell Felder aus dem ersten Formular in das zweiter Formular übernommen. Diese würden durch die Vorlage überschrieben werden.