2.7 Formulare

Mit samedi können Formulare entsprechend individueller Anforderungen problemlos online erstellt, verwaltet und im Versorgungsnetzwerk freigegeben werden. Verschiedene Szenarien, wie Tumorkonferenzen oder radiologische Befunde können protokollartig in samedi abgebildet werden. Institutionen ist es möglich intern mit den Formularen zu arbeiten sowie diese an Ihre Netzwerkpartner zu kommunizieren. Zuständigkeiten und Kommunikationswege sind eindeutig im System definiert und ermöglichen eine gezielte, medienbruchfreie Kommunikation aller Behandlungspartner.

Formular-Neuigkeiten

Formular-Neuigkeiten auf der Startseite

Auf der Startseite Ihres samedi Kontos werden in den Neuigkeiten die neuesten Ereignisse zu den Formularen, wie Formulareingänge oder Statusänderungen angezeigt. Klicken Sie auf , um nur die Formular-Neuigkeiten von Institutionen anzeigen zu lassen. Klicken Sie auf , um nur die Neuigkeiten bzgl. Patientendateien (Patientenformulare, Gesundheitsakte) zu erhalten.

Einstellungen für Formular-Benachrichtigungen

In den Einstellungen können Sie unter „Nachrichten“ entscheiden bei welchen Formular-Ereignissen Sie eine Benachrichtigung an Ihre angegebene E-Mail-Adresse erhalten möchten. Die auswählbaren Ereignisse sind Statusänderungen, neue Datenfreigaben, geänderte Datenfreigaben und entzogene Datenfreigaben.

Formular-Einstellungen für Benutzergruppen

In den Einstellungen für die Benutzergruppen können die Berechtigungen für die Erstellung und das Löschen von Formularen festgelegt werden. Diese sind in den Einstellungen unter dem Reiter „Institution“ zu finden.

Ebenfalls kann entschieden werden auf welche Formular-Registerkarten die entsprechende Benutzergruppe zugreifen kann.

Formulare anlegen & verwalten

Sobald Formulare im Formular-Admin designt und einem Falltypen untergeordnet sind (Anleitung weiter unten), können diese für Patienten angelegt werden. Dafür wird unter „Patienten“ (1)  der entsprechende Patient geöffnet (2). Anschließend die „Fälle“ des Patienten öffnen (3) und ein neues Formular anlegen (4).

Nun wird entweder ein vorhandener Fall ausgewählt oder ein neuer Fall mit einem Formular angelegt. Fälle dienen als Kategorien, denen Formulare zugeordnet werden können. Jedem Formular wird neben der eigenen ID eine Fall-ID zugeordnet.

Das Formular öffnet sich (5) und kann nun ausgefüllt werden. Dabei müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Zusätzlich besteht die Möglichkeit eine interne Notiz (6) sowie eine externe Notiz (7) zu hinterlegen. Als nächstes muss das Formular gespeichert werden (8). Nun kann das Formular mit Lese- und/oder Schreibrechten an Netzwerkpartner freigegeben werden (9). Ebenso besteht die Möglichkeit das Formular in Form der hinterlegten Word-Templates in die Gesundheitsakte des Patienten abzulegen (10) oder es dem Patienten direkt in sein samedi Patientenkonto zu senden (11). Zusätzlich kann es heruntergeladen oder es ausgedruckt werden (12).

Formular-Übersicht

In der Formular-Übersicht können die angezeigten Spalten nach z.B. Titel, Status und Erstellungsdatum gefiltert werden. Damit diese Einstellungen nicht verloren gehen, besteht die Möglichkeit die Ansichten zu speichern (und zu löschen) (1). Die Ansichten können sowohl für den einzelnen Benutzer als auch als institutionsweite Ansicht gespeichert werden. Standardgemäß wird das zuletzt bearbeitete Formular zuerst in der Liste angezeigt.

Mit globalen und internen Notizen können in den Formular-Spalten ein Highlight gesetzt werden (2). Dazu muss das Häkchen bei „Markieren“ gesetzt sein.

Der Status eines Formulars kann geändert werden indem ein Formular ausgewählt wird und auf „Status ändern“ geklickt wird (3). Das Formular kann z.B. auf „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Beendet“ gesetzt werden.

Ist ein Formular ausgewählt können für andere Institutionen Lese- und Schreibrechte verteilt werden (4) Es besteht die Wahl zwischen "Nur Lesen" und "Lesen und Schreiben".

Mit einem Klick auf das Plus-Zeichen in der Formular-Zeile öffnet sich eine Ansicht mit den Details zum Formular (5). Hier können die verteilten Lese- und Schreibrechte sowie die abhängigen Formulare eingesehen werden.

Die Symbole am rechten Rand der Formular-Zeile (6) bedeuten Folgendes:

Dateianhänge verwalten und hinzufügen

Freigaben verwalten

 Neues Formular für den Fall anlegen

Formular einem anderen Fall zuordnen

Formular löschen

Außerdem können Formulare als XML- und CDV-Datei exportiert werden (7).

• Aufsteigend/Absteigend sortieren
• Spalten ein-/ausblenden
• Spalte gruppieren
• Alle Spalten in Gruppen anzeigen
• Spalte filtern
• Datenspalte ein-/ausblenden

Formulare designen

Um Formulare anlegen zu können, müssen diese erst im „Formular-Admin“ erstellt werden.

Dazu klicken Sie im Reiter „Formular-Admin“ (1) unter „Formulartypen“ (2) auf „Hinzufügen“ (3).

Es erscheint eine neue Leiste, in der verschiedene Eigenschaften, wie der Titel, die Beschreibung und der Falltyp für den Formulartyp eingetragen werden können. Nachdem die Daten eingetragen sind auf „Speichern“ klicken. Die Symbole am rechten Rand (4) haben folgende Funktionen:

Eigenschaften des Formulartyps bearbeiten

 Klonen des Formulartyps

 Löschen des Formulartyps

 Aktivieren des Formulartyps

Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Formulartyp kann das Formular geöffnet und designt werden. Folgende Ansicht wird geöffnet.

Das Formular kann mit verschiedensten Elementen gestaltet werden, die sich in der Tool-Box auf der linken Seite befinden (5). Die gewünschten Elemente werden als Felder im Formular (6) eingetragen.

Damit das Formular später gedruckt werden kann, müssen Word-Templates als Druckvorlage hinterlegt sein. Dafür klicken Sie auf „Druckvorlagen“ (7). Es öffnet sich ein Fenster mit den bereits hinterlegten Druckvorlagen. Mit einem Klick auf das grüne Pluszeichen wird ein weiteres Fenster geöffnet, in welchem der Name der Druckvorlage und das Word-Template (als doc.x) eingetragen wird. Abschließend auf „Speichern“ klicken.

Um sich zu versichern, dass das Formular fehlerfrei funktioniert, kann es auch während der Bearbeitung getestet werden (8). Am Ende der Bearbeitung das Speichern (9) nicht vergessen!

Bei Designwünschen wenden Sie sich gerne an samedi unter 030-2123070-1

Falltypen erstellen

Die verschiedenen Formulartypen können Falltypen untergeordnet werden. Diese dienen einer übersichtlichen Kategorisierung der Formulartypen.

Zum Erstellen von Falltypen klicken Sie im Formular-Admin auf „Falltypen verwalten“

Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie vorhandene Falltypen bearbeiten und neue hinzufügen können. Klicken Sie auf Hinzufügen, um einen neuen Falltyp zu erstellen. Mit einem Doppelklick in die jeweilige Zeile kann der Name des Falltyps geändert werden. Ein Klick auf das -Symbol löscht den Falltyp.

Abhängigkeiten aktualisieren

Im Formular-Admin besteht mit der Funktion „Abhängigkeiten aktualisieren“ die Möglichkeit Abhängigkeiten zwischen Formularen zu erstellen. Beispielsweise kann eine Abrechnung abhängig von einer Leistungsübersicht sein.

Formularfreigaben im Formular-Admin erstellen

Formulare können an andere Institutionen freigegeben werden (Achtung: Freigabe an einzelne Benutzer nicht möglich!). Im Formular-Admin unter „Formularfreigaben“ (1) werden diese Freigaben verwaltet. Wählen Sie das entsprechende Formular aus (2), suchen Sie den Netzwerkpartner aus der Liste oder mit Hilfe der Suchleiste (3) und setzen Sie ein Häkchen bei den gewünschten Rechten (4).

 Netzwerkpartner darf selbst Formulare erstellen

Netzwerkpartner darf den Status und die Schreibfreigaben ändern

 Datenfreigabe für den Netzwerkpartner vorauswählen

Wenn die Häkchen für ein Formular gesetzt sind, die Angaben speichern (5).

Formulare gekennzeichnet in der Terminübersicht

Werden bestimmte Terminarten mit einem Formuar verknüpft, erscheint in der Terminübersicht ein Formular-Icon neben dem jeweiligen Termin. Das Icon in der Terminübersicht weist darauf hin, dass der jeweilige Termin mit einem Formular hinterlegt ist.