2.7.1 Online Patientenformulare

Einführungsvideo:

In diesem Abschnitt wird Ihnen die Konfigurationen der Terminarten mit angehängtem Formular ausführlich geschildert. Des Weiteren wird gezeigt wie ein Formular bei Online-Terminbuchung dem Patienten zur Verfügung gestellt wird, wie der Patient darüber informiert wird und wie das Formular vom Patienten ausgefüllt wird. Im Anschluss wird Ihnen die Sicht der Institution dargestellt, wie diese über ein neues Formular informiert werden, sowie welche Schritte getan werden müssen um das Formular in die Gesundheitsakte des samedi-Patientenkontos zu übermitteln.

Eine Visualisierung zur Handhabung der Patientenformulare, können Sie gerne aus unserem Webinar entnehmen: https://www.youtube.com/watch?v=uRMD8VUi4zg

A) Konfiguration samedi-Institutionskonto

1. Formulartyp – Anlegen eines neuen Formulars

Eine Ausführliche Beschreibung des Erstellen Ihres eigenen Formulars finden Sie im Benutzerhandbuch unter: 2.7.2 Formular-Manager: Felder und Elemente im Formular gestalten

Im Formular-Admin wurde im Reiter Formulartypen unter dem Falltyp Demo der Formulartyp Anamnesebogen 2 angelegt. Sie können neue Formulare anlegen, indem Sie unter dem Reiter Falltypen auf den Button „Hinzufügen“ klicken.

Beispielhafter Auszug aus dem Anamnesebogen 2:

Eine Druckvorlage dient dazu, dass Sie Logos oder spezifische Grafiken von Ihrer Institution hinzufügen können. Die beiden Dokumente werden dann miteinander verbunden und es entsteht ein fertiges Dokument mit inkludiertem Logo und dem erstellten Formular.

Es müssen folgende Schritte getätigt werden, um eine neue Druckvorlage zu erstellen. Zuerst öffnen Sie das Formular, dann klicken Sie links unten im geöffneten Formular auf den Button Druckvorlagen. Im Anschluss klicken Sie auf das Plus im neugeöffneten Fenster. Das

Geben Sie einen Dateinamen ein und wählen das dazugehörige Dokument von Ihrem PC aus.

Die Datei erscheint jetzt in dem Bereich, der bereits gespeicherten Druckvorlagen. Sie können mit dem Stift, das hinzugefügte Dokument umändern, mit der Büroklammer können Sie das gesamte Dokument, inklusive Formular herunterladen und mit dem letzten Icon können Sie die Druckvorlage löschen.

Beispielhafter Auszug aus der Druckvorlage Anamnesebogen_Entwurf.docx.

2. Formularverknüpfung an einer Terminart

Unter den Einstellungen im Menüpunkt Kalender, wurde im Reiter Terminarten die Terminart Neupatient erstellt.

Die Terminart ist aktiviert für die Online-Terminbuchung.

Im Bereich Konfiguration von Formularen wurde unter dem Falltyp die Typisierung Demo ausgewählt, sowie bei Formulartyp der Anamnesebogen 2 gewählt.

Im Anschluss folgt die Konfiguration der Terminarten wie gewohnt, bitte nicht vergessen auf den Button Speichern zu Klicken um die Terminart anzulegen.

Auf diese Weise lassen sich sowohl eigene Formulare, als auch geteilte Formulare von anderen Institutionen mit Terminen verknüpfen.

Mit einem Formular verknüpfte Termine werden in der Übersicht durch ein entsprechendes Icon hervorgehoben.

B) Online-Terminbuchung mit Formular

1. Buchungswidget (Terminart und Zeit)

Der Patient bucht über das Buchungswidget einen Termin.

Um die Buchung abzuschließen, hat der Patient zwei Optionen zur Auswahl: Anmelden mit meinem samedi-Konto oder Kostenlos Registrieren sowie Passwort vergessen?

2. Registrierung samedi Patientenkonto

Für die Registrierung müssen, folgende Felder vom Patienten ausgefüllt werden: E-Mail, Passwort, Vorname und Nachname. Damit die Registrierung durch einen Klick abgeschlossen werden kann, muss noch die Zustimmung für die AGB und die Datenschutzerklärung abgegeben werden.

Anschließend erhält der Patient eine E-Mail in der er aufgefordert wird, sein Konto bei samedi zu aktivieren (siehe hier die E-Mail im E-Mailkonto des Patienten).

Nach der erfolgreichen Aktivierung erhält der Patient eine weitere E-Mail mit Hinweisen zum Patientenportal (siehe hier die E-Mail im E-Mailkonto des Patienten).

3. Buchungswidget (Termin buchen)

Um die Terminbuchung abzuschließen muss der Patient noch seine Anrede auswählen sowie zustimmen, dass seine persönlichen Daten an die Institution weitergegeben werden.

4. Terminbestätigung

Nachdem der Termin gebucht wurde, erhält der Patient eine Terminbestätigung per E-Mail (siehe hier die E-Mail im E-Mailkonto des Patienten).

Zusätzlich wird der Patient auch in seinem samedi-Patientenkonto über seinen anstehenden Termin unter dem Menüpunkt Termine informiert.

C) Interne-Terminbuchung mit Formular

Für die interne-Terminbuchung werden die gleichen Benachrichtigungen erzeugt wie bei der Online-Terminbuchung mit Formular.

D) Patientenformular mit manueller Zuordnung

Ein Patientenformular kann auch manuell an den Patienten übermittelt werden. Voraussetzung dafür ist, dass der Patient über ein samedi-Patientenkonto verfügt und mit der Institution verbunden ist.

Im ersten Schritt wird der Patient unter dem Menüpunkt Patienten geöffnet und im Reiter Fälle wird ein Neues Formular über den gleichnamigen Button angelegt.

Anschließend kann ausgewählt werden, ob das Formular für einen vorhandenen Fall ausgewählt werden soll oder ob ein neuer Fall angelegt werden soll. Für dieses Beispiel wird ein neuer Fall über den Button Neuen Fall anlegen angelegt. Aus der Auswahlliste muss ein Falltyp sowie ein Formulartyp gewählt werden. Durch einen Klick auf Anlegen wird das Formular erstellt und anschließend geöffnet.

Im vorliegenden Beispiel wurde das Formular im Formular-Admin so erstellt, dass vorhandene Stammdaten für den Patienten direkt in das Formular übernommen werden. Siehe Name, Vorname oder die E-Mail-Adresse. Im folgenden Schritt muss das Formular zuerst gespeichert werden und kann dann anschließend an den Patienten gesendet werden.

1. Patientenkonto ist vorhanden

Nachdem An Patient senden ausgewählt wurde erscheint zuerst eine Sicherheitsabfrage, ob dieses Formular an den Patienten gesendet werden soll.

Wenn diese Frage mit Ja beantwortet wird, gibt es die folgende Erfolgsmeldung.

2. Patientenkonto ist nicht vorhanden

Der Patient verfügt über kein Patientenkonto.

Es wurden eine E-Mail und eine Mobilfunknummer sowie die Erlaubnis für die Benachrichtigungen per E-Mail und per SMS gegeben.

Wenn jetzt das Formular an den Patienten mittels An Patient senden übermittelt werden, erscheint die folgende Hinweismeldung.

Durch einen Klick auf Ja, erhält der Patient eine Einladung zum Patientenkonto und sobald sich der Patient registriert hat, ist das Formular in seinem Konto zum Ausfüllen vorhanden.

Sollten nicht alle benötigten Informationen vorhanden sein, wird dem Institutionsmitarbeiter dies durch den folgenden Hinweis mitgeteilt.

E) Patientenformular

1. Patientensicht bei Terminart mit Formular

Der Patient wird per E-Mail über das Vorhandensein eines neuen Formulars informiert (siehe hier die E-Mail im E-Mailkonto des Patienten).

Über den Button Formular öffnen wird der Patient zu seinem samedi-Patientenkonto weitergeleitet. Wenn er nicht angemeldet ist, muss er sich zuerst einloggen und gelangt anschließend automatisch zur Übersicht seiner Formulare.

Zusätzlich wird der Patient auch in seinem samedi-Patientenkonto unter dem Menüpunkt Formulare über das neue Formular informiert. Die Informationen zum Namen des Formulars, der Institution, die das Formular bereitgestellt hat, sowie Empfangsdatum sind dargestellt. Gehört das Formular zu einem gebuchten Termin, wird dessen Datum mitangezeigt.

Über den Button „Ausfüllen“ wird das bereitgestellte Formular zur Bearbeitung geöffnet. Formulare können auch zwischengespeichert werden. Sie erscheinen dann, wie die unbearbeiteten Formulare unter der Überschrift Formulare zum Ausfüllen in der Auflistung mit dem Status Bearbeitung abschließen sowie einem Zeitstempel, der den letzten Bearbeitungszeitpunkt anzeigt.

Der Patient kann das Formular nun ausfüllen und per Absenden an die Institution senden oder per Speichern und Schließen die bisher eingefügten Daten sichern und das Ausfüllen zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Nach dem Absenden erhält der Patient eine Bestätigung.

Im Patientenkonto wird das ausgefüllte Formular unter der Überschrift Abgeschlossen mit Datum und Uhrzeit aufgeführt.

2. Patientensicht bei manueller Formularzuordnung

Der Patient wird per E-Mail über das Vorhandensein eines neuen Formulars informiert (siehe hier die E-Mail im E-Mailkonto des Patienten).

Im Vergleich zur E-Mail, die versendet wird, wenn das Formular an eine Terminart geknüpft ist, entfallen alle Informationen zum Termin.

3. Institutionssicht

Symbolik im samedi Kalender

Im samedi Kalender werden je nach Status des Patientenformulars im jeweiligen Termin verschiedene Symbole angezeigt. Das Formular wurde an den Patienten gesendet:

Das Formular wurde vom Patienten ausgefüllt und abgesendet:

Ansicht im Kalender:

Auf der Startseite wird unter den Neuigkeiten über Ein neues Formular (Patientendateien) informiert. Der Eintrag über das neue Formular enthält den Formularnamen sowie den Patientennamen, Datum, Uhrzeit des Termins und den Namen der Terminart. Zusätzlich wird die Anzahl an neu eingegangen Formularen informiert.

Mittels eines Klicks, auf den Eintrag über das neue Formular, wird der samedi Nutzer auf den Menüpunkt Patienten weitergeleitet. Es öffnet sich der Reiter für den Patienten und zeigt im Reiter Patientenformulare das ausgefüllte Formular an.

Über den Button Akzeptieren, wird der Inhalt des Formulars übernommen und im Reiter Patientenformulare angezeigt.

Eine Übersicht über die eingegangenen Formulare eines Patienten, kann pro Patienten im Reiter Patientenformulare eingesehen werden.

Um die Aktion zu überprüfen wird das Patientenformular geöffnet. Nachdem die Überprüfung durch einen Klick auf Akzeptieren abgeschlossen wurde, wird der Datum in der Spalte Akzeptiert am entsprechend aktualisiert. Das nun akzeptierte Formular kann im Reiter Patientenformulare ausgewählt werden.

Nachdem das Formular geöffnet wurde, kann dies über die Option in Gesundheitsakte in die Gesundheitsakte des samedi-Institutionskonto gesendet werden.

Die folgende Hinweisnachricht erscheint nach einem Klick auf den Button „in Gesundheitsakte“.

Der Versand wird über folgende Hinweisnachricht bestätigt.

F) Gesundheitsakte

Das Modul 2.5 Gesundheitsakte wird in einem weiteren Abschnitt ausführlich beschrieben. An dieser Stelle möchten wir Sie auf das verlinkte Kapitel verweisen.